Jesteś w: Strona główna » Biznes » Firma

Budowanie organizacji przyszłości w 5 krokach. Wskazówki dla polskich firm

20.11.2017 09:57  Firma
Budowanie organizacji przyszłości w 5 krokach. Wskazówki dla polskich firm
Branża IT jest w tej chwili liderem innowacyjności nie tylko ze względu na naturę sprzedawanych produktów i oferowanych usług, ale również z powodu nowoczesnego podejścia do zarządzania procesami biznesowymi – uważa Konrad Hrabia, Operational Director w firmie Modis Polska. 
 
Doskonałym przykładem innowacji organizacyjnych, które powstały w firmach zajmujących się produkcją oprogramowania są metodyki zwinne, takie jak scrum. 
 
- Sednem tego rozwiązania jest przygotowywanie produktu w krótkich interwałach czasowych, tak zwanych sprintach, a następnie regularna weryfikacja otrzymanych wyników – wskazuje Konrad Hrabia. - Stoi to w opozycji wobec standardowego podejścia zakładającego wypuszczanie na rynek lub pokazywanie klientowi całkowitego, gotowego produktu z nadzieją, że mu się spodoba.
 
Jednak sama znajomość metodyki a nawet wdrożenie jej w organizacji to za mało, by zaliczyć firmę do prawdziwie nowoczesnych organizacji.  Ekspert firmy Modis wskazuje, że aby dokonać transformacji w stronę organizacji przyszłości konieczne są następujące zmiany:

1. Audyt i inwentaryzacja
 
Aby wdrożyć jakiekolwiek zmiany na lepsze, firma musi najpierw wiedzieć, w jakim stanie jest i na jakim etapie rozwoju się znajduje. 
 
- Każdy właściciel firmy mniej więcej wie w jaki sposób ona działa, jednak w szczegółach role, odpowiedzialność i podejmowanie decyzji często się rozmywają. Organizacja, w której panuje chaos, musi najpierw sprawdzić jak właściwie działa, aby wiedzieć co musi poprawić – wskazuje Konrad Hrabia. Podkreśla, że szczególnie w dużych i działających od wielu lat spółkach zdarza się, że struktura administracyjna i wspomagająca rozrasta się ponad miarę.
 
- Aby dobrze zbadać swoje procesy biznesowe część firm potrzebuje wsparcia z zewnątrz. Dopiero niezależni obserwatorzy są w stanie wskazać, że konkretne procesy są zbyt skomplikowane, a pracownicy tracą czas na bezproduktywnym przerzucaniu się dokumentami – mówi Konrad Hrabia. Dodaje, że niemal równie ważne, co zbadanie procesów, jest spisanie posiadanych zasobów i ich skatalogowanie.
 
- Wielokrotnie byłem zaskoczony, że firmy nie są w stanie wskazać jakie dane posiadają oraz gdzie są one przechowywane. Czy dokumentacja pracownicza jest odpowiednio zabezpieczona przed wyciekiem? Czy stare projekty zostały odpowiednio zarchiwizowane lub zniszczone? Często nie, zdarza się, że dane leżą latami na dyskach i w magazynie – komentuje ekspert. - Tymczasem bez świadomości gdzie one się znajdują niemożliwe jest ich skuteczne chronienie, zarządzanie nimi, a tym bardziej wykorzystanie drzemiącego w nich potencjału. 

2. Spłaszczenie struktury
 
Gdy udało się poznać strukturę firmy, opanować jej procesy oraz zinwentaryzować zasoby, konieczne jest uproszczenie. 
 
- Programiści pracują zazwyczaj w płaskich strukturach, bez rozbudowanej ścieżki korporacyjnego awansu i skomplikowanych nazw stanowisk. To może kolidować ze stereotypowym wyobrażeniem na temat robienia kariery, jednak w praktyce się sprawdza – mówi Konrad Hrabia. Podkreśla, że wraz ze spłaszczeniem struktury przeprowadzona zostaje decentralizacja. Dzięki temu zespoły stają się prawdziwie odpowiedzialne za swój wycinek pracy. - Efektem takiej organizacji pracy jest znikniecie konieczności wymieniania dziesiątek maili, zbierania pieczątek od dyrektorów i organizowania bezproduktywnych spotkań. Aby ustalić coś ze zwierzchnikiem, wystarczy odwrócić się w jego stronę – mówi. – Brak korporacyjnej hierarchii znacznie upraszcza komunikację. 

3. Wskazanie jasnych celów
 
Kolejnym elementem unowocześniania organizacji jest wskazywanie pracownikom jasnych celów, które muszą wypełnić. 
 
- W tym przypadku w IT jest znacznie prościej, niż w księgowości czy zasobach ludzkich, gdyż jakość kodu można łatwo kontrolować, a dostarczony produkt działa lub nie – uważa Konrad Hrabia. - Jednak to właśnie dzięki branży IT, sztuka zarządzania projektami jest teraz tak zaawansowana.
 
Ekspert podkreśla, że w tym przypadku największym wyzwaniem jest skonstruowanie odpowiedniego celu. 
 
- Powinien być możliwy do skontrolowania i ograniczony w czasie. W przypadku handlowców złym celem jest „zwiększ sprzedaż” albo „sprzedawaj więcej” - wskazuje Konrad Hrabia. - Jednocześnie jeśli ten sam człowiek dostanie zadanie pod tytułem „zwiększ naszą sprzedaż o 5 procent w ciągu kwartału, będzie w stanie ocenić, czy to wykonalne oraz na ile udało mu się wyznaczony cel osiągnąć. Najgorsze, co może usłyszeć pracownik od szefa to „zrób coś!”.
 
4. Wdrożenie nowoczesnych narzędzi
 
Zdaniem eksperta gdy już organizacja spłaszczy swoją strukturę, uprości procesy i wyznaczy jasne cele, powinna sięgnąć po nowoczesne narzędzia technologiczne. 
 
- W tym przypadku kolejność jest niezwykle ważna. To narzędzia mają wspierać organizację, a nie firma dopasowywać się do zakupionego oprogramowania – uważa Konrad Hrabia. Podkreśla, że obecnie na rynku dostępne są dziesiątki rozwiązań z różnych półek cenowych – Zarówno niewielkie zespoły jak i korporacje mogą zarządzać swoimi projektami przy użyciu Asany. Wśród programistów niezastąpionym narzędziem jest Jira. Handlowcy i marketingowcy wspomagają swoją pracę systemami CRM. Do wyboru są zarówno rozwiązania enterprise takie jak Salesforce, jak i oprogramowanie open source, takie jak Sugar CRM. Kluczowe jest zrozumienie własnej firmy i sposobu w jaki narzędzia digital mogą ją wspomóc.
 
Do tego etapu nie dotarło wiele firm. Badania przeprowadzone przez Attention Marketing Research wskazują, że 47 proc. polskich średnich i dużych firm nie stosuje żadnych cyfrowych narzędzi wspomagania swojej pracy.
 
- Oznacza to, że dla wielu handlowców nadal podstawowym narzędziem pracy jest zeszyt i własna pamięć. W XXI wieku jest to zadziwiające i przede wszystkim mało efektywne – komentuje Konrad Hrabia.  

5. Kontrola i optymalizacja
 
Ostatnim etapem budowania nowoczesnej organizacji jest kontrola osiąganych efektów i analizowanie pozyskanych informacji, 
 
-  Aby zbudować organizację, która potrafi skutecznie wykorzystać w swojej działalności big data, konieczne jest zrozumienie, jak działa firma oraz w jakich obszarach wykorzystanie danych może ją wesprzeć  – uważa Konrad Hrabia – Wśród specjalistów zajmujących się big data jest powiedzenie „rubbish in, rubbish out”, co sprowadza się do stwierdzenia, że na bazie śmieciowych danych otrzymamy śmieciowe wyniki – uważa ekspert. - Dobra analiza może wskazać, że przyczyną opieszałości instytucji jest zbyt rozbudowany proces kontrasygnat i zgód ze strony prezesa i wyższej kadry kierowniczej. Bez redukcji tego elementu nawet najlepiej wdrożony system zarządzania projektami i dziesiątki szkoleń z metodyk zwinnych nie uczynią z firmy prawdziwie nowoczesnej organizacji – podsumowuje Konrad Hrabia.

The Adecco Group 

  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl nk.pl blip.pl twitter.com

Komentarze

  

Dodaj komentarz (10-500 znaków)

biznes