Jesteś w: Strona główna » Biznes » Firma

Jak mówić podczas burzy - o komunikacji zmiany

11.03.2013 10:41  Firma
Jak mówić podczas burzy - o komunikacji zmiany Restrukturyzacja to dla firmy chwila prawdy, sprawdzenie stanu komunikacyjnego konta. Ci, którzy rzetelnie odkładali na rachunek zaufanie pracowników i partnerów biznesowych, zdobywane dzięki regularnej i otwartej komunikacji, mogą przeprowadzać zmiany w spokojniejszych warunkach. Te zaś firmy, które o komunikacji pomyślały dopiero w obliczu kłopotów, czeka o wiele trudniejsze zadanie.

Czyny głośniejsze niż słowa?

Wielu menedżerów uważa, że najlepszym sposobem komunikacji jest akcja – że ich działania przemawiają za nich lepiej niż jakiekolwiek słowa. Restrukturyzacja weryfikuje prawdziwość tych twierdzeń. Pierwszym odruchem pracowników na wieść o szykujących się zmianach jest rozmowa: podzielenie się wątpliwościami, obawami, pytaniami. Pustka wywołana brakiem oficjalnych informacji natychmiast wypełnia się pogłoskami i domysłami, często rujnując atmosferę i szkodząc relacjom między ludźmi. Plotki kosztują – choćby poprzez stracony czas pracy – a nic nie redukuje ich ilości skuteczniej od otwartego komunikowania.

Ważniejszym chyba jeszcze argumentem za komunikowaniem jest… bezwład organizacyjny. Każdy mniejszy czy większy projekt reformatorski musi przełamać opór przed zmianą. Można ten proces przeprowadzić metodą „dekretów”, od góry. Skuteczniej będzie jednak zdobyć wsparcie pracowników poprzez rzetelne wyjaśnienie potrzeby i planowanego przebiegu restrukturyzacji, a przede wszystkim znaczenia stawianych im zadań w całości planu.
 
Priorytety

Czy jednak informacji może być zbyt dużo? Owszem, dlatego konieczne jest rozsądne redukowanie szumu komunikacyjnego.

W chwilach przemian organizacje działają w warunkach dużej niepewności – sytuacja dynamicznie ewoluuje, plany są wielowariantowe, nieznana jest reakcja świata zewnętrznego. Aby zminimalizować niejasności, w komunikacji należy więc trzymać się faktów, unikając spekulacji i luźnych przypuszczeń. Komunikaty wysyłane do pracowników muszą donosić przede wszystkim o wydarzeniach właśnie zaistniałych i decyzjach już podjętych. Zapowiadanie działań, które być może nie zostaną jednak podjęte zmniejszy jedynie wiarygodność przyszłych informacji.

Tak przesiane wiadomości potrzebują jeszcze hierarchizacji. Dobrym pomysłem jest więc prowadzenie równolegle komunikacji opartej na regularnych, na przykład cotygodniowych  biuletynach, podsumowujących wydarzenia i układających je w ramach szerszego procesu restrukturyzacji, oraz „breaking news” – doniesieniach o bieżących zmianach, rozsyłanych niezwłocznie po zaistnieniu danego faktu.

Ewaluacja i ewolucja

Zbudowanie sprawnego systemu przesyłu informacji od decydentów jest ważne, ale niewystarczające. W toku restrukturyzacji łatwo skupić się na takim jednokierunkowym przekazie, tymczasem równie ważne jest stworzenie możliwości pozyskiwania informacji zwrotnej. Mówiąc prościej: należy słuchać, co mają do powiedzenia pracownicy.

Nawet najlepiej przemyślane plany mają to do siebie, że nie mogą uwzględnić z góry wszelkich okoliczności i zmiennych. Muszą być na bieżąco ewaluowane, aby móc ewoluować. Stworzenie pracownikom sprawnego kanału zgłaszania uwag, korekt, pomysłów i zastrzeżeń do programu restrukturyzacji tylko zwiększy jego skuteczność, czyniąc go bardziej elastycznym. Co więcej, jak już pisaliśmy, pracownicy, którzy stają się częścią reformy, a nie tylko jej przedmiotem, znacznie efektywniej zaangażują się w niezbędne zmiany.

Wejść na skrzynkę

Rewolucje technologiczne dostarczyły wielu niezwykle skutecznych kanałów porozumiewania się; menedżerowie posługują się nimi tym chętniej, że przy mniejszej inwestycji czasu i wysiłku dają dostęp do większej grupy osób niż w przypadku rozmowy twarzą w twarz. Maile, intranet czy telekonferencje to z pewnością doskonałe narzędzia, ale mają swoje ograniczenia.

Owszem, ogłoszenie serii bolesnych, ale niezbędnych posunięć oszczędnościowych za pomocą skierowanego do wszystkich maila pozwoli uniknąć bezpośrednich skutków wybuchu niezadowolenia pracowników. Kiedy jednak menedżer wyjdzie do nich, stanie na skrzynce – dosłownie lub w przenośni – i rzetelnie wyjaśni, dlaczego dane decyzje muszą być podjęte, zyska prawdziwy szacunek. W krytycznych chwilach znaczenia nabierają bowiem „staroświeckie” cnoty: charyzma, odwaga, szczera zwięzłość. Ludzie potrafią je docenić.

Kamil Gryko, Glaubicz Garwolińska Consultants

kk


Jeśli zainteresował Cię ten artykuł, już teraz możesz zapisać się do naszego newslettera:

  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl twitter.com


Komentarze

   → Zobacz wszystkie

Najnowsze

  • Czasami restrukturyzacja jest konieczna, aby biznes skutecznie się rozwijał. Dość często pojawiają się informacje na temat skutecznych działań. Ale chyba trzeba pamiętać , że zmiany na rynku warunkują zmiany w firmie.

    ~marek   (26 marca 2013 o 14:03)   Zgłoś spam
    Oceń komentarz:
    50%

Dodaj komentarz (10-500 znaków)

biznes