Jesteś w: Strona główna » Biznes » Firma

Systemy CRM, DMS, EOD - fanaberia czy rzeczywista pomoc w pracy?

22.11.2016 14:44  Firma
Systemy CRM, DMS, EOD - fanaberia czy rzeczywista pomoc w pracy?
Cyfryzacja, technologia informacyjna i Internet of Things rewolucyjnie zmieniły oblicze współczesnej organizacji pracy. Ogromne tempo rozwoju tych narzędzi może jednak przerazić i zniechęcić niejednego użytkownika - zwłaszcza, że hasła „optymalizacja kosztów” lub „integracja procesów” często traktowane są jako puste i mało rozumiane frazesy. Czy zatem nowe rozwiązania są wymogiem, czy może fanaberią fanów nowych technologii?

Nieunikniona ewolucja 
 
Mechaniczne, a później elektroniczne urządzenia obliczeniowe od samego początku za zadanie miały przyspieszyć i wyręczyć człowieka w czasochłonnych, opierających się na powtarzalnych mechanizmach procesach, które mogły zostać przeprowadzone z tzw. „automatu”.

Ta idea pojawiła się już w 3000 roku p.n.e., kiedy to powstało pierwsze sumeryjskie liczydło w Babilonii. 4 tys. lat później francuski uczony Blaise Pascal w 1642 roku buduje sumator arytmetyczny - prawdziwą maszynę liczącą. W 1943 r. powstaje pierwszy elektroniczny komputer ENIAC, który waży 30 ton i potrafi zapamiętać 20 liczb. Za przełomowe uważa się także lata 50. i 60., w których na masową skalę rozpoczyna się produkcję pierwszych komputerów IBM.

Nie można także zapomnieć o roku 1981, kiedy to zostaje zaprezentowany pierwszy mikrokomputer IBM PC, upowszechniający standardy komputerów osobistych PC i systemów operacyjnych Microsoftu – MS DOS. Kolejne lata to coraz dynamiczniejszy rozwój technologii, który doprowadził do tego, że obecnie 40% populacji posiada dostęp do Internetu, uważanego za dobro podstawowe, bez którego ciężko wyobrazić sobie codzienność. Ten dynamiczny rozwój doprowadził również do szybkiego rozbudowania technologii ICT traktowanych obecnie jako jedne z kluczowych w gospodarkach opartych na wiedzy, w których dominujące znaczenie ma społeczeństwo informacyjne. 
 
Czym w zasadzie jest ICT?
Szybka komputeryzacja i, następująca po niej, informatyzacja przebiegały na tyle dynamicznie, że pojęcia określające nowe dziedziny powstawały z niezwykłym tempem, w związku z tym współczesny przedsiębiorca ma prawo ich w pełni nie znać. ICT to technologie informacyjno-komunikacyjne, które Główny Urząd Statystyczny definiuje jako „rodzina technologii przetwarzających, gromadzących i przesyłających informacje w formie elektronicznej.”

Tłumacząc dokładniej, pod pojęciem ICT kryją się wszelkie rozwiązania umożliwiające modyfikację i przesyłanie informacji - media komunikacyjne (Internet, sieci bezprzewodowe, telefonia komórkowa, satelitarna, radio, telewizja), media umożliwiające zapis informacji (pamięci przenośne, dyski twarde) oraz sprzęty umożliwiające przetwarzanie informacji (komputery osobiste, serwery, chmury obliczeniowe).

Grupę technologii ICT budują także aplikacje informatyczne i systemy IT, skupione na przetwarzaniu i przesyłaniu danych oraz te, które mają usprawnić organizację pracy w firmie. W ujęciu strukturowym branża ICT w Polsce składa się z trzech podsektorów: sprzęt 57%, usługi 29%, oprogramowanie 14%. Ten ostatni odpowiada za tworzenie systemów, które docelowo mają udrożnić pracę w firmie. No właśnie, mają, a czy faktycznie tak jest? 
 
Wg raportu PARP dotyczącego sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce w latach 2013-2014 istniało 1,6 mln przedsiębiorstw niedofinansowanych, z czego aż 99,8% tych podmiotów to przedsiębiorstwa małe i średnie. Z danych zaprezentowanych w raporcie wynika, że aż 32% z nich współdzieliło elektronicznie informacje wewnątrz firmy, a 18% z nich korzystało z takich rozwiązań jak CRM (Customer Relationship Management) odpowiedzialnych za zarządzanie relacjami z klientem. CRM podobnie jak EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów), BI (Business Intelligence), czy BPM (Business Process Management), należą do szerszej grupy narzędzi ERP (Enterprise Resource Planning). Obecnie obserwuje się coraz śmielsze sięganie po rozwiązania ERP, głównie przez małe i średnie przedsiębiorstwa, które chcą konsekwentnie zwiększyć wydajność własnych zasobów. 

Systemy CRM – pomoc dla zarządzających, czy zmora dla pracowników? 

CRM najprościej mówiąc, jest to platforma do kontroli procesów sprzedażowych niekiedy zintegrowana z obiegiem dokumentów. Czyli system informatyczny oraz oprogramowanie  i zwykłe możliwości Internetu, umożliwiające przedsiębiorstwu w sposób uporządkowany wykształcić określone relacje z konsumentem. Dzięki takim systemom managerowie często starają się jak najefektywniej zarządzać czasem pracowników i całych zespołów, równocześnie utrzymując kontrolę nad terminami i realizacją projektów. Zdarza się jednak, że mylnie wykorzystywany jest w formie kontroli pracowników. 
 
Systemy te stworzone są po to by usprawnić pracę wewnątrz firmy, a nie ją komplikować. Dzięki takim narzędziom jak CRM (zarządzanie relacjami z klientami) czy DMS (system zarządzania dokumentami) jesteśmy w stanie sprawdzić rentowność danego produktu, a także poprawić jego słabe ogniwa. Systemy te jednak nie powinny być wykorzystywane jako forma inwigilacji czy rozliczania pracowników, gdyż wtedy może doprowadzić to do niepotrzebnych nieporozumień w relacjach pracowniczych – mówi Krzysztof Tarasek, Dyrektor Handlowy w firmie Baseline. 
 
Dzięki systemom odpowiedzialnym za automatyzowanie i modelowanie elektronicznego obiegu zamówień i dokumentów (wystawianie faktur, terminowość umów) w prosty sposób możemy poprawić relacje z potencjalnym klientem, który będzie zawsze obsłużony w terminie i możliwie najtaniej. Dzięki systemom typu CRM, EOD, BPM czy DMS koszty administracyjne mogą być znacznie obniżone. Dodatkowo klienci zdecydowanie zapamiętają ustrukturyzowany i przejrzysty sposób prowadzenia komunikacji z nimi, jaki przede wszystkim dają systemy klasy CRM. Trzeba pamiętać, że takie szczegóły podnoszą prestiż i pozytywne postrzeganie firmy w oczach klientów.
 
Co może zyskać kadra zarządzająca? Przede wszystkim pełną kontrolę nad transferem danych, zdalny wgląd do materiałów związanych z projektem i statusu realizacji zadań. Przykładowo manager w każdej chwili może sprawdzić postęp poszczególnych prac i w odpowiednim czasie reagować na opóźnienia, bądź znaleźć przestrzeń do realizacji kolejnego projektu. Dzięki rozwiązaniom systemowym można także prowadzić stałą komunikację z wszystkimi członkami zespołu równocześnie, eliminując tym samym kwestie niedomówień. 
 
Dla organizacji największą korzyść będzie stanowić wzrost ogólnej wydajności i produktywności (szacuje się o około 15-30%), kontrola wydatków jak i poprawa szeroko rozumianej komunikacji w firmie. Benefitem dla kadry kierowniczej będzie natomiast poprawa terminowości pracy zespołu, lepsza kontrola oraz szybki dostęp do informacji. Z kolei pracownicy odczują największą korzyść z automatyzacji codziennych czynności, skrócenia czasu realizacji zadań oraz eliminacji częstych pomyłek i błędów. – tłumaczy Piotr Musiał, Dyrektor Zarządzający w Baseline.
 
Pracownik zatem otrzymuje nowe narzędzie, które pozwoli mu zorganizować swoje zadania, ułatwi zdalną pracę oraz przypomni o upływających terminach.  Wyobraźmy sobie sytuację, w której spodziewamy się bardzo ważnej informacji lub prośby o decyzję, przy czym jesteśmy poza biurem na wizycie handlowej. Zastanówmy się co byłoby, gdyby w trakcie podróży pociągiem pojawiła się konieczność zaakceptowania ważnych dokumentów lub uzyskania szczegółowych danych na temat historii prowadzenia działań z kontrahentem? Systemy wspierające wersję mobilną dają komfort pracy i konkretną przewagę zarówno pracownikom, jak i managerom poprzez załatwienie tych wszystkich rzeczy w dowolnym miejscu z poziomu urządzeń mobilnych. 
 
Informacja jako istotna wartość każdego przedsiębiorstwa

W kontekście rodziny systemów ERP należy poruszyć także istotną kwestię jaką jest bezpieczeństwo. Szybki rozwój systemów bazujących na Internecie wiąże się z oczywistymi problemami związanymi z bezpieczeństwem danych. Eksperci alarmują, że moda na takie rozwiązania jest dużą zachętą dla młodych przedsiębiorców, którzy nie mając doświadczenia w segmencie IT, oferują narzędzia, które nie są odpowiednio zabezpieczone, a przez to stają się łatwym celem dla hackerów, starających się wykryć cenne informacje.

Natomiast firmy zajmujące się produkcją systemów wspomagających organizację pracy, są zobligowane do stosowania dobrych praktyk związanych z zapewnieniem stabilności i bezpieczeństwem kodu swoich produktów. 
 
Systemy wspomagające zarządzania przedsiębiorstwami zdecydowanie mają wiele plusów, w łatwy sposób pozwolą zarządzać zarówno zasobami ludzkimi, jak i projektami, dokumentami, czy budżetem firmy i jej procesami. Istotne jest jednak, by system był dopasowany do naszych potrzeb i oczekiwań.

Często niewłaściwe wdrożenie oprogramowania, które potencjalnie ma udrożnić nasze działania, nie sprawdzi się, ponieważ nie został odpowiednio dostosowany do podstawowych oczekiwań i problemów, które pojawiły się w przedsiębiorstwie. Dlatego bardzo ważnym elementem doboru odpowiedniego systemu jest dokładna analiza przedwdrożeniowa.

Proces ten jest niezwykle istotny w przypadku firm, które realizują niestandardowe zlecenia i projekty, bądź charakteryzują się nietypowym profilem jak np. modne ostatnio startupy - tu powielane systemy mogą nie wystarczyć.  Wówczas należy szukać partnera, który jest w stanie spersonalizować system, tak by był kompatybilny z naszymi oczekiwaniami.
 
Bravebrain

  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl twitter.com

Komentarze

  

Dodaj komentarz (10-500 znaków)

biznes