Jesteś w: Strona główna » Biznes » Firma

Zasady inwentaryzacji środków trwałych

28.09.2009 09:50  Firma
Zasady inwentaryzacji środków trwałych
Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 27 z dnia 2009-09-20

Prosimy o przedstawienie zasad inwentaryzacji rozpoczętej nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończonej do 15 dnia następnego roku. Chodzi nam generalnie o aktywa inwentaryzowane w drodze spisu z natury, m.in. środki trwałe.

Ustawa o rachunkowości zawiera w rozdziale 3 regulacje dotyczące inwentaryzacji. Ustawa ta określa generalne zasady dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości inwentaryzacji; nie zawiera natomiast przepisów dotyczących techniki przeprowadzania inwentaryzacji. Dlatego też każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, powinna opracować i posiadać własne wewnętrzne uregulowania w tym zakresie, dostosowane do potrzeb i specyfiki jednostki.


Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów na oznaczony dzień, porównanie tego stanu ze stanem księgowym oraz stwierdzenie występujących różnic, rozliczenie tych różnic i doprowadzenie stanu księgowego do stanu rzeczywistego.

Generalnie inwentaryzację - zgodnie z art. 26 ust. 1 ww. ustawy - przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Ustawa o rachunkowości przewiduje jednak różne uproszczenia. Jednym z nich są postanowienia zawarte w art. 26 ust. 3 pkt 1, zgodnie z którymi termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończono do 15 dnia następnego roku (w przypadku, gdy rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, jest to okres od 1 października do 15 stycznia), ustalenie zaś stanu nastąpiło poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Dotyczy to również środków trwałych, jednak taki spis z natury nie obejmuje prawidłowości naliczenia amortyzacji/umorzenia. W przypadku tej grupy aktywów ustawa przewiduje również inne uproszczenia polegające na możliwości przeprowadzenia inwentaryzacji (w drodze spisu z natury) nie rzadziej niż raz na 4 lata (w dowolnym dniu roku obrotowego) środków trwałych oraz maszyn i urządzeń w toku inwestycji, jeżeli znajdują się one na terenie strzeżonym jednostki (art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Inwentaryzacja jest uzależniona od wielkości jednostki i posiadanych zasobów majątkowych. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury obejmuje jego przygotowanie, przeprowadzenie oraz rozliczenie jego wyników. Większe jednostki powinny posiadać instrukcje inwentaryzacyjne zawierające poza podstawą prawną m.in. oznaczenie inwentaryzowanych składników majątku, techniki inwentaryzacyjne, formy i metody inwentaryzacji, harmonogram czynności spisowych, etapy inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej, obieg dokumentów inwentaryzacyjnych, w tym także zasady rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Instrukcja taka ma charakter generalny i nie musi być wydawana co roku, a jedynie w miarę potrzeb aktualizowana. Na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki (lub upoważniona przez niego osoba) wydaje zarządzenie w sprawie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów w danej jednostce w drodze spisu z natury, obejmujące m.in. przedmiot inwentaryzacji, dzień przeprowadzenia inwentaryzacji (lub okres, jeżeli przez więcej niż jeden dzień będzie przeprowadzana inwentaryzacja, np. 5-8 listopada 2009 r., a zatem należy podać dni, w których faktycznie będzie przeprowadzany spis), dzień, na który dokonuje się spisu, osoby przeprowadzające inwentaryzację oraz osoby biorące udział w inwentaryzacji. Spisu z natury dokonują zespoły spisowe powoływane na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

W mniejszych jednostkach natomiast wystarczającym jest wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, zawierającego także m.in. rodzaje składników objętych spisem z natury, datę przeprowadzenia spisu (lub okres, jeżeli przez więcej niż jeden dzień będzie przeprowadzana inwentaryzacja, np. 1-6 grudnia 2009 r., a zatem należy podać dni, w których faktycznie będzie przeprowadzany spis), dzień, na który dokonuje się spisu, określenie komisji inwentaryzacyjnej oraz osoby biorące udział w inwentaryzacji. Wydanie takiego zarządzenia powinno mieć miejsce w terminie umożliwiającym przeprowadzenie - zgodnie z harmonogramem - spisu poszczególnych składników aktywów objętych inwentaryzacją. W przypadku zastosowania ww. art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości (tj. gdy inwentaryzację rozpoczyna się 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i kończy 15 dnia następnego roku; gdy rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, jest to okres 1.10.2009 r. - 15.01.2010 r.), jeżeli jednostka zamierza przeprowadzić inwentaryzację np. w listopadzie 2009 r., to wskazane jest wydanie zarządzenia w październiku 2009 r. lub w listopadzie, ale z odpowiednim wyprzedzeniem, tj. przed rozpoczęciem prac spisowych, tak aby pozostał odpowiedni czas na prace przygotowawcze związane ze spisem.

W przypadku środków trwałych bardzo ważne jest określenie w ramach tej grupy aktywów, co uważa się za wyodrębnioną jednostkę ewidencyjną, czyli za oddzielny obiekt inwentarzowy. Generalnie przyjmuje się, iż obiektem inwentarzowym jest środek trwały, stanowiący pewnego rodzaju całość, a mianowicie kiedy m.in.:

1) jest zdolny do samodzielnego wykonywania określonych funkcji usługowych lub produkcyjnych,

2) można go wyodrębnić w przestrzeni, nawet wówczas, gdy styka się z innymi podobnymi obiektami, np. innymi budynkami.

Inwentaryzacja przeprowadzana jest w składzie co najmniej 2-osobowym, w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie, która nie wchodzi w skład zespołu spisowego.

Podczas inwentaryzacji ustalany jest faktyczny stan poszczególnych składników aktywów, który ujmuje się w arkuszach spisowych (w przypadku środków trwałych mogą one zostać zastąpione kartami spisowymi wystawionymi oddzielnie dla każdego obiektu). Arkusze spisu z natury stanowią dowód księgowy dlatego też powinny zawierać elementy wymagane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym m.in. określenie rodzaju spisywanych aktywów (symbolu - indeksu oraz nazwy inwentaryzowanego składnika majątku), ilość stwierdzoną podczas spisu w odpowiednich jednostkach miary, wartość inwentaryzowanego składnika. Jeżeli przykładowo inwentaryzacji podlegają środki trwałe, wówczas komisja spisowa nie wpisuje ich wartości; wartość tę podaje dział księgowości na podstawie ksiąg rachunkowych, chyba że zespół spisowy został wyposażony w dane księgowe o środkach trwałych (co z uwagi na charakter tych aktywów jest celowe i często praktykowane). W arkuszach spisowych nie pozostawia się żadnych pustych miejsc. Po zakończeniu spisu zamieszcza się informację o pozycji, na której zakończono dany spis z natury. Po inwentaryzacji arkusze te powinny być także sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Powinny one także być trwale ponumerowane albo oznaczone w sposób umożliwiający stwierdzenie ich kompletności oraz uniemożliwienie ich podmiany. Natomiast poprawki na arkuszach spisowych powinny następować zgodnie z zasadami określonymi dla błędów w art. 25 ustawy o rachunkowości, a mianowicie poprzez skreślenie błędnego zapisu i wpisanie nowego - poprawnego, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

A zatem w przypadku inwentaryzacji rozpoczętej nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończonej do 15 dnia następnego roku, należy dokonać spisu z natury poszczególnych składników aktywów w ww. czasookresie. Przepis ten zezwala, aby spis był przeprowadzany na określony dzień (nie musi to być koniecznie 31 grudnia). Oznacza to, iż sprawozdanie końcowe komisji inwentaryzacyjnej jest sporządzane po zakończeniu spisu z natury i zawiera informacje o składzie komisji, przedmiocie spisu, okresie, w jakim nastąpił spis oraz stwierdzonych różnicach (także wartościowo). Powinno ono zawierać datę faktycznego zakończenia tych prac (a więc nie musi to być 31 grudnia). Po zakończeniu spisu zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest stwierdzenie powstałych różnic (nadwyżek lub niedoborów). Przy określaniu tych różnic, a więc przy porównaniu stanu ustalonego w drodze spisu z natury ze stanem figurującym w księgach rachunkowych, konieczna jest współpraca z zespołem księgowości. Ponadto komisja inwentaryzacyjna na podstawie wyjaśnień osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe wykazujące różnice analizuje i ocenia poszczególne pozycje nadwyżek i niedoborów, przedstawiając odpowiednie wnioski co do sposobu ich rozliczenia jako:

1) niedobory pozorne (np. środek trwały oddany do naprawy lub w najem),

2) ubytki naturalne, mające miejsce przede wszystkim w przypadku rzeczowych aktywów obrotowych,

3) niedobory/nadwyżki niezawinione, w tym drogą ich kompensaty w przypadkach uzasadnionych,

4) niedobory zawinione przez osoby, którym powierzono mienie.

Z przeprowadzonej weryfikacji komisja inwentaryzacyjna sporządza protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych (oczywiście po dokonaniu spisu z natury i jego wycenie; rozliczenie to nastąpi faktycznie i tak na dzień przeprowadzenia spisu, a więc niekoniecznie na 31 grudnia), zawierający m.in. skład osobowy komisji, odniesienie co do terminu i rodzaju spisywanych składników majątku, wskazanie niedoborów i nadwyżek, zakwalifikowanie niedoborów i nadwyżek (jako możliwych do kompensaty, niezawinionych i zawinionych). Protokół ten powinien zawierać oprócz podpisów członków komisji inwentaryzacyjnej także opinię głównego księgowego oraz podpis kierownika jednostki zatwierdzający ww. ustalenia. A zatem protokół z różnic inwentaryzacyjnych, po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki, stanowi podstawę do odpisania z ksiąg rachunkowych niedoborów, szkód i nadwyżek. W przypadku środków trwałych ze względu na ich specyfikę w wielu przypadkach wskazane jest przy wyjaśnianiu różnic i precyzowaniu wniosków końcowych korzystanie z pomocy w szerszym zakresie, np. ze służb technicznych, handlowych czy inwestycyjnych. Rozliczenie takie powinno nastąpić w księgach roku obrotowego, którego spis dotyczył, a więc w księgach rachunkowych 2009 roku. Rozliczenie różnic ujmuje się w ewidencji bilansowej nie później niż na dzień 31 grudnia 2009 r.

Ujęcie w księgach rachunkowych rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych może być dokonywane zapisem (np. środka trwałego):
 1. Ujawnienie niedoboru środka trwałego:

▪ Wn konto 24-3 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”(w analityce: konto „Rozliczenie niedoborów”) - w wysokości nieumorzonej wartości środka trwałego,

▪ Wn konto 07 „Odpisy amortyzacyjne środków trwałych” - dotychczasowe umorzenie,

▪ Ma konto 01 „Środki trwałe” - w wartości początkowej środka trwałego.

2. Rozliczenie niedoboru środka trwałego uznane za niezawinione:

▪ Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,

▪ Ma konto 24-3 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” (w analityce: konto „Rozliczenie niedoborów”).

3. Rozliczenie niedoboru środka trwałego uznane za zawinione (roszczenie z tytułu niedoboru od osób odpowiedzialnych w wartości nieumorzonej środka trwałego):

▪ Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

▪ Ma konto 24-3 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” (w analityce: konto „Rozliczenie niedoborów”).

4. Podwyższenie wartości niedoboru zawinionego do ceny zakupu nowego środka trwałego (obciążającego pracownika):

▪ Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

▪ Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

5. Nadwyżka środka trwałego ujawniona w wyniku inwentaryzacji w wartości rynkowej (np. użytkowany środek trwały nieprzyjęty formalnie ze środków trwałych w budowie - nadwyżka pozorna):

▪ Wn konto 01 „Środki trwałe”,

▪ Ma konto 24-3 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” (w analityce: konto „Rozliczenie nadwyżek”).

6. Rozliczenie nadwyżki środka trwałego ujawnionego podczas inwentaryzacji:

▪ Wn konto 24-3 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” (w analityce: konto „Rozliczenie nadwyżek”),

▪ Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Jak już pisaliśmy wcześniej, ww. art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości zezwala na przeprowadzenie inwentaryzacji w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i do 15 dnia następnego roku. Jednostka, korzystając z tego przepisu, ustala stan aktywów w drodze spisu z natury z reguły na inny dzień niż dzień bilansowy, dlatego też ustalenie stanu na dzień bilansowy powinno nastąpić poprzez dopisanie i odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald - przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Powyższe oznacza, iż w celu ustalenia stanu na dzień bilansowy poszczególnych składników aktywów, które zostały zinwentaryzowane w trybie ww. przepisów, czyli na dzień wcześniejszy (lub późniejszy) niż dzień bilansowy, należy dokonać odpowiedniego ustalenia stanu tych składników na dzień bilansowy:

1) jeżeli inwentaryzacja w drodze spisu z natury była przeprowadzona przed dniem bilansowym - poprzez dopisanie przychodów i odpisanie rozchodów, jakie miały miejsce między dniem spisu a dniem bilansowym,

2) jeżeli inwentaryzacja była przeprowadzona po dniu bilansowym - poprzez dopisanie rozchodów i odpisanie przychodów, jakie miały miejsce między dniem bilansowym a dniem spisu.

W takiej sytuacji ustalenia powyższego stanu aktywów na dzień bilansowy dokonuje w oddzielnym dokumencie dział księgowości na podstawie posiadanych dowodów księgowych (źródłowych) przychodowych i rozchodowych. Należy pamiętać, iż stan ten poprzez dopisywanie i odpisywanie ma być ustalony na dzień bilansowy.

Jak sporządzić umowę? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 27 z dnia 2009-09-20
www.gofin.pl - podatki, rachunkowość, prawo pracy, składki, zasiłki, emerytury, księgowość
 




js

  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl nk.pl blip.pl twitter.com

Komentarze

  

Dodaj komentarz

biznes