Jesteś w: Strona główna » Biznes » E-biznes

Elektroniczna wymiana danych. Najważniejsze korzyści

25.01.2019 15:59  E-biznes
Elektroniczna wymiana danych. Najważniejsze korzyści Usprawnienie procesów biznesowych, oszczędność czasu i pieniędzy oraz poprawa relacji z partnerami – to najważniejsze z zalet systemów elektronicznej wymiany dokumentów.

Był rok 1971, kiedy to londyńskie Heathrow zaczęło korzystać z systemu komputerowego do elektronicznej wymiany danych o nazwie London Airport Cargo EDP Scheme (LACES). Dzięki tej wyjątkowo nowoczesnej jak na tamte czasy technologii, spedytorzy mogli wprowadzać wszelkie istotne informacje dotyczące transportowanych ładunków wprost do jednego, rozbudowanego interfejsu obejmującego całe lotnisko oraz wszystkich korzystających z niego przewoźników. Rozwiązanie to nie tylko pozwoliło znacznie skrócić czas odprawy, ale także ułatwiło pracę celników, spedytorów oraz firm transportowych.

Już kilka lat później podobne systemy pojawiły się w wielu innych europejskich portach morskich i lotniczych. Korzyści płynące z elektronicznej wymiany dokumentów szybko zostały też dostrzeżone przez duże firmy oraz korporacje. Pionierami w sektorze prywatnych przedsiębiorstw okazały się sieci handlowe, które w latach 90 dostrzegły możliwość usprawnienia procesów składania zamówień i wymiany faktur przy pomocy narzędzi operujących on-line.

Dzisiaj z systemów elektronicznej wymiany danych (EDI) korzystają miliony firm na całym świecie; firmy działające w każdej z możliwych branży biznesowych. Warto również zaznaczyć, że do tego licznego grona wciąż dołączają kolejne przedsiębiorstwa. Wdrożenie EDI to dla nich szansa na przyspieszenie komunikacji z kontrahentami oraz na znaczną optymalizację kosztów. Co dzięki takiemu rozwiązaniu może zyskać Twoja firma? Czytaj dalej, aby zapoznać się z kluczowymi benefitami.

 

Do czego wykorzystać technologię EDI

Rozwiązania do elektronicznej wymiany danych usprawniają pięć procesów istotnych w łańcuchu dostaw:

Wymiana danych produktowych: Dzięki EDI podmioty po obydwu stronach transakcji współpracują na jednakowych, stale aktualizowanych katalogach produktowych. Dodatkowo, komunikację pomiędzy kupującym a sprzedającym można usprawnić stosując kody GTIN do oznaczania towarów.

Składanie zamówień: Zamówienia mogą zostać złożone za pośrednictwem własnego systemu EDI kupującego lub za pomocą aplikacji dostępnej na rynku. Zbędne stają się dokumenty papierowe, co znacznie przyśpiesza cały proces oraz minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego podczas realizacji zamówienia.

Transport towarów: Sprzedający generuje zawiadomienie awizo wysyłki oraz etykietę logistyczną, co umożliwia obu stronom śledzenie ładunku oraz szybką komunikację.

Odbiór towarów: Dzięki znajdującemu się na etykiecie kodowi SSCC, odbiorca może przyspieszyć odbiór towaru, wprowadzić do systemu informację o jego przyjęciu, a także wysłać sprzedającemu potwierdzenie jego otrzymania.

Fakturowanie: Faktura wystawiana jest automatycznie. Ogranicza to możliwość wystąpienia błędu ogranicza do absolutnego minimum.

Systemy EDI mogą być wykorzystywane także do procesów występujących poza łańcuchem dostaw. Mowa tu w szczególności o podłączeniach kontrahentów firmy. Dzięki temu możliwa jest realizacja kampanii informacyjnych, wysyłanie newsletter’a czy też organizowanie webinariów.

 

EDI usprawnia komunikację w biznesie

Korzyści płynące z wdrożenia rozwiązania EDI są zauważane tuż po uruchomieniu systemu. Najprędzej widoczne są te związane z usprawnieniem komunikacji między partnerami biznesowymi:

Szybkie przygotowanie i wysyłka dokumentów: Dokumenty są generowane automatycznie jako komunikaty EDI i w tej też postaci mogą być one przesłane do partnera. Sama procedura wysyłki nie trwa więcej niż 30 sekund.

Mniejsze ryzyko pomyłek: Przy ręcznym sporządzaniu i odczytywaniu dokumentów nietrudno jest o błędy. System EDI przetwarza walidacje zaimplementowane przez operatorów i automatycznie przesyła dane, eliminując możliwość pojawienia się niedokładności.

Sprawniejsza realizacja zamówień: Szybka wymiana dokumentów między podmiotami pozwala skrócić czas przygotowania i dostarczenia przesyłki.

Wzrost zaufania kontrahentów: Terminowe dostawy zamówień, sprawna komunikacja oraz niski współczynnik korekt dokumentów tworzą wizerunek firmy jako rzetelnego partnera biznesowego.

Poprawa jakości danych: Wszyscy kontrahenci firmy mają dostęp do aktualnych, jednolitych danych produktowych. Korzystają na tym także przewoźnicy, którzy otrzymując wysokiej klasy zlecenia mogą jeszcze efektywniej wykorzystać możliwości floty.


System EDI – realne oszczędności

Wdrożenie systemu EDI to inwestycja, która szybko się zwraca. Przyczynia się ona nie tylko do zwiększenia obrotów firmy, ale także do znacznej redukcji kosztów obiegu dokumentów. W niektórych przypadkach możliwe jest zmniejszenie ich aż o 80 procent. Tak duże oszczędności to wynik eliminacji wydatków związanych z drukowaniem listów, pakowaniem ich oraz nadaniem przesyłki. Prócz tego, że system elektronicznej wymiany danych pozytywnie wpływa na budżet danej firmy, jest on także dobry dla środowiska naturalnego, gdyż pozwala on zmniejszyć zużycie papieru.

 

Systemy EDI w Polsce

W świetle tych zalet nie powinno dziwić, że coraz więcej polskich przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie rozwiązania typu EDI.

Jedną z najpopularniejszych platform elektronicznej wymiany dokumentów w Polsce jest rozwiązanie firmy Comarch (więcej informacji tutaj). Działa ono łącznie w 45 krajach i skupia ponad 1150 tysięcy użytkowników, wśród których są m.in. takie globalne marki jak Carrefour, BIC czy Unilever. Wszyscy w ciągu roku przetwarzają około 650 milionów dokumentów.


  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl twitter.com


biznes