Jesteś w: Strona główna » Biznes » E-biznes

Wdrożenia systemów IT w kontekście cięć budżetowych

15.01.2013 12:11  E-biznes
Wdrożenia systemów IT w kontekście cięć budżetowych Rok 2012 minął pod znakiem niestabilnej sytuacji makroekonomicznej, która w wyraźnym stopniu wpłynęła na podejmowanie decyzji inwestycyjnych w obszarze IT. W tym czasie zwiększanie przewagi konkurencyjnej oraz skuteczna realizacja strategii biznesowej były wyzwaniem dla wielu przedsiębiorstw. Kluczem do sukcesu w nowym roku będzie wdrożenie systemów informatycznych wspierających codziennie funkcjonowanie firmy. Organizacje, które podejmą decyzję o implementacji tych rozwiązań powinny jednak pamiętać, że każda źle wydana złotówka może mieć teraz istotny wpływ na ich sytuację finansową.

Ubiegłoroczne wahania koniunktury w strefie Euro sprawiły, że polskie przedsiębiorstwa coraz dokładniej przyglądają się wydatkom ponoszonym na informatyzację wybranych procesów, takich jak obsługa finansowa, kadry i płace czy planowanie sprzedaży. Firmy decydujące się na wdrożenie rozwiązania klasy ERP powinny przede wszystkim dokładnie ocenić swoje potrzeby i koszty, które są w stanie ponieść. Nie należy również zapominać, że implementacja rozwiązania IT to specyficzna inwestycja, która powinna stanowić dobrze przeanalizowany i dokładnie zaplanowany element w długofalowej strategii rozwoju firmy.

Firmy często zapominają, że całkowity koszt implementacji systemu to nie tylko środki związane z wdrożeniem systemu i zakupem niezbędnej infrastruktury informatycznej, ale także koszty jego późniejszego użytkowania, czyli opłata licencyjna oraz wsparcie powdrożeniowe. By ustrzec się przed nieprzewidzianymi kosztami już na początkowym etapie, delegowany zespół wdrożeniowy powinien zwrócić uwagę zarówno na elementy, które będą niezbędne do funkcjonowania systemu, jak i te, które będą realnie wykorzystywane przez pracowników w codziennej pracy. Taka analiza pozwoli wyeliminować z budżetu koszty, które nie są kluczowe z perspektywy powodzenia całego procesu.

Dużą część budżetu implementacji rozwiązania IT stanowi wsparcie powdrożeniowe. Organizacje zdają sobie sprawę, że zaniedbanie tego momentu może skończy się poważnymi konsekwencjami, dlatego, mimo przekroczenia budżetu, nie wstrzymują kosztów związanych ze wsparciem zespołu wdrożeniowego w utrzymaniu systemu. Firmy, które chcą ustrzec się przed takimi sytuacjami powinny rozważyć nałożenie części zadań, np. migracji danych, na pracowników – przyszłych użytkowników oprogramowania. Zaangażowanie zespołu pozwala zmniejszyć koszty wynikające z utrzymania systemu po zakończeniu całego wdrożenia oraz wydatki związane z przyszłymi modernizacjami.

Jednak co zrobić, żeby ustrzec się przed ponoszeniem nieoczekiwanych kosztów już w trakcie trwania wdrożenia? Chociaż nie wszystkie wydatki można przewidzieć, zawsze warto przyjąć pewną rezerwę budżetową do dyspozycji osób zarządzających projektem. Najlepszym sposobem na określenie tej puli jest analiza i ocena ryzyka. Dzięki temu firmy mogą sfinansować działania, które nie były ujęte w budżecie projektu, już w trakcie jego trwania, bez przekroczenia kwoty wyjściowej. To ważny element, szczególnie wtedy, gdy zmiana w budżecie wiąże się z koniecznością uzyskania akceptacji od kilku działów w firmie, np. działu prawnego czy finansowego.

Dobrze określony i dokładny budżet implementacji systemu informatycznego często stanowi o sukcesie każdego wdrożenia. By mieć pewność, że proces przebiegnie bez niespodzianek warto skorzystać z pomocy osoby z dogłębną wiedzą z zakresu specyfiki wdrożeń systemów klasy ERP. Wiedza i doświadczenie konsultanta pomoże uniknąć przykrych niespodzianek związanych z faktycznymi kosztami przeprowadzanego projektu.

Mariusz Pawłowski, Partner Zarządzający w Optima Partners

es


  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl twitter.com


Komentarze

  

Dodaj komentarz (10-500 znaków)

biznes