Waga skutecznego porozumiewania się
Umiejętność mówienia jest dla większości dorosłych ludzi całkowicie naturalna i mało kto zastanawia się nad tym faktem. Niemniej jednak, należy rozgraniczyć mówienie od komunikowania informacji. Mówić można cokolwiek i komukolwiek, natomiast jeśli chcemy przekazać drugiej osobie konkretny komunikat, musimy nabyć umiejętność porozumiewania się. Jest ona bardzo ważna nie tylko w życiu zawodowym, w miejscu pracy, ale także w życiu prywatnym. Złe przekazanie informacji, dobór niewłaściwych słów, sprzeczne komunikaty niewerbalne, to tylko niektóre problemy, powodujące niezrozumienie komunikatu i załamanie się całego procesu porozumiewania się.
Efektywność i skuteczność komunikacji
Komunikacja firmowa nie jest z założenia efektywna. Aby taką się stała, potrzeba wiele pracy i dobrych chęci ze strony zespołu pracowniczego, kierownika, menadżera czy też właściciela firmy. Skuteczność komunikacji to główny cel dążenia menadżerów w firmach. Co należy rozumieć pod tym pojęciem? Otóż, skuteczność oznacza relację uzyskanych wyników do zamierzonych uprzednio celów. Jeśli zostaną one spełnione, można uznać podjęte działania za w pełni skuteczne. Komunikacja jest skuteczną tylko wówczas, gdy informacje zostaną wysłane przez nadawcę określonym kanałem komunikacyjnym i trafią do odbiorcy w dokładnie takim samym stanie, jak zostały nadane. Interpretacja odbiorcy powinna być tożsama z interpretacją nadawcy, a reakcja tego pierwszego musi być w sprawnej komunikacji zbieżna z zamiarami nadawcy. Tylko w takich warunkach komunikacja jest efektywna.
Czynniki wpływające na podniesienie efektywności komunikacji
Podniesienie efektywności procesów komunikacyjnych w miejscu pracy powinno być priorytetem dla menadżerów, bowiem dzięki temu uzyskuje się optymalne warunki do realizacji projektów i dążenia do osiągnięcia strategicznych celów przedsiębiorstwa.
Istnieje szereg czynników, które mogą być pomocne w pracy nad uzyskaniem większej efektywności komunikacji, należą do nich:
Wiarygodność nadawcy
Jest ona składową jego osobowości, moralności i prezentowanych kompetencji. Wiarygodność nadawcy wzrośnie, jeśli odbiorca nie przypisuje mu chęci manipulowania nim, a także jeśli nie ma on bezpośredniego związku z przekazywanymi treściami. Im bardziej kompetentny jest nadawca i im bardziej jest on bezstronny, tym większa szansa, aby był on wiarygodny w oczach odbiorcy. Wówczas przekaz komunikacyjny będzie jak najbardziej skuteczny.
Stopień kontroli nadawcy nad odbiorcą komunikatu
Mowa tu o tzw. sile źródła, która decyduje o możliwości dowolnego przekazu pewnych treści jednostce lub grupie. Jeśli nadawca potrafi kontrolować zachowania odbiorców komunikatu, może on bardziej skutecznie wywierać presję na ich wartości i postawy. Tym sposobem większa staje się efektywność komunikacji. Taką siłę powinien mieć menadżer czy kierownik zespołu projektowego.
Zachowania partnerów komunikacyjnych
Partnerzy w komunikacji mogą przyjąć zachowania obronne lub podtrzymujące. Reakcje obronne hamują komunikację, a podtrzymujące ułatwiają ją.
Rodzaj kodu, jakim posługują się uczestnicy procesu komunikacji
Posługiwanie się tym samym, lub choćby podobnym kodem komunikacyjnym pozwala na podniesienie efektywności procesów porozumiewania się w miejscy pracy. Dzięki tym samym kodom współpracownicy porozumiewają się dokładnie i znacznie szybciej.
Spójność poglądów nadawcy i odbiorcy
Pokrewieństwo poglądów i zdań pomiędzy nadawcą i odbiorcą pozwala na szybsze porozumiewanie się. Generalnie, szybciej dogadają się zgodni partnerzy w komunikacji, niż osoby skonfliktowane ze sobą. Komunikacja w tym ostatnim przypadku jest mało efektywna, zwłaszcza jeśli nadawca i odbiorca nie przyjmują do wiadomości argumentów drugiej strony.
Niezgodność komunikatów werbalnych i niewerbalnych
Zwykle taka sytuacja jest niezamierzona, bowiem nadawca lub odbiorca nie mają umiejętności zapanowania nad komunikatami niewerbalnymi. Jeśli stoją one w opozycji do siebie, wydłuża się proces komunikacji i staje się on mniej efektywny. Wydłużeniu ulega czas konieczny do dekodowania informacji przesyłanych przez nadawcę w taki sposób, jaki był zamierzony przez niego.
Wewnętrzny stan odbiorcy
Złe samopoczucie, depresja, problemy osobiste itp. wpływają w sposób niekorzystny na procesy komunikacyjne. Może to powodować na przykład konieczność powtarzania tych samych komunikatów, co jest stratą czasu i obniża efektywność procesu porozumiewania się w miejscu pracy i poza nią.
Treść przekazu
Jeśli informacja przekazywana w komunikacji jest ważna dla odbiorcy, ma on większą motywację do uważnego jej odbioru. Staje się bardziej aktywny, jeśli wyczekuje na konkretny komunikat, dzięki czemu uzyskiwane jest lepsze zrozumienie dla partnera komunikacyjnego.
Rodzaj argumentacji
Rodzaj stosowanych argumentów w procesie komunikacji jest bardzo ważny dla efektywności jego przeprowadzenia. Obejmuje on stopień emocjonalności przedstawionych argumentów. Nieefektywne jest korzystanie np. z zastraszenia w procesie porozumiewania się.
Oddziaływanie na emocje
Jeśli przekaz oddziałuje na pozytywne emocje odbiorcy, na przykład wywołuje radość czy podziw, będzie on lepiej zrozumiany. Nadawca uczyni wszystko, aby w takim przypadku poprawić relacje komunikacyjne, co automatycznie wpłynie na poprawę efektywności komunikacji.
Powtarzalność treści
Powtarzanie pewnych elementów komunikatu jest wbrew pozorom wskazane dla poprawy efektywności porozumiewania się. Dopływające do odbiorcy treści są selektywnie przyswajane, dlatego też powtarzanie najważniejszych części komunikatu wpływa na lepsze zapamiętanie i zinterpretowanie tego, co chcemy przekazać.
Kanał komunikacji
Bardzo istotnym czynnikiem w procesie komunikacji jest przekazywanie informacji konkretną drogą. Nie jest obojętne tutaj, jaki kanał zostanie przy tym wykorzystany. Zależy to jednak od indywidualnych preferencji odbiorcy. Jedni wolą bezpośrednie, ustne kontakty, inni lepiej zapamiętują informacje pisane.
Sprzężenie zwrotne
Skuteczne komunikowanie jest możliwe do uzyskania przy zastosowaniu szybkiego sprzężenia zwrotnego, które na dodatek będzie zawierało wyłącznie informacje charakteryzujące się pożądanym stopniem szczegółowości, użyteczności dla odbiorcy i aktualności.
Podniesienie efektywności komunikacji w miejscu pracy nie jest zadaniem łatwym do realizacji, bowiem należy przy tym brać pod uwagę szereg czynników, dotyczących nadawcy i odbiorcy komunikatu, kanału, kodu i sprzężenia zwrotnego. Połączenie wszystkich działań daje jednak wymierne rezultaty.
TaskBeat
kk
Umiejętność mówienia jest dla większości dorosłych ludzi całkowicie naturalna i mało kto zastanawia się nad tym faktem. Niemniej jednak, należy rozgraniczyć mówienie od komunikowania informacji. Mówić można cokolwiek i komukolwiek, natomiast jeśli chcemy przekazać drugiej osobie konkretny komunikat, musimy nabyć umiejętność porozumiewania się. Jest ona bardzo ważna nie tylko w życiu zawodowym, w miejscu pracy, ale także w życiu prywatnym. Złe przekazanie informacji, dobór niewłaściwych słów, sprzeczne komunikaty niewerbalne, to tylko niektóre problemy, powodujące niezrozumienie komunikatu i załamanie się całego procesu porozumiewania się.
Efektywność i skuteczność komunikacji
Komunikacja firmowa nie jest z założenia efektywna. Aby taką się stała, potrzeba wiele pracy i dobrych chęci ze strony zespołu pracowniczego, kierownika, menadżera czy też właściciela firmy. Skuteczność komunikacji to główny cel dążenia menadżerów w firmach. Co należy rozumieć pod tym pojęciem? Otóż, skuteczność oznacza relację uzyskanych wyników do zamierzonych uprzednio celów. Jeśli zostaną one spełnione, można uznać podjęte działania za w pełni skuteczne. Komunikacja jest skuteczną tylko wówczas, gdy informacje zostaną wysłane przez nadawcę określonym kanałem komunikacyjnym i trafią do odbiorcy w dokładnie takim samym stanie, jak zostały nadane. Interpretacja odbiorcy powinna być tożsama z interpretacją nadawcy, a reakcja tego pierwszego musi być w sprawnej komunikacji zbieżna z zamiarami nadawcy. Tylko w takich warunkach komunikacja jest efektywna.
Czynniki wpływające na podniesienie efektywności komunikacji
Podniesienie efektywności procesów komunikacyjnych w miejscu pracy powinno być priorytetem dla menadżerów, bowiem dzięki temu uzyskuje się optymalne warunki do realizacji projektów i dążenia do osiągnięcia strategicznych celów przedsiębiorstwa.
Istnieje szereg czynników, które mogą być pomocne w pracy nad uzyskaniem większej efektywności komunikacji, należą do nich:
Wiarygodność nadawcy
Jest ona składową jego osobowości, moralności i prezentowanych kompetencji. Wiarygodność nadawcy wzrośnie, jeśli odbiorca nie przypisuje mu chęci manipulowania nim, a także jeśli nie ma on bezpośredniego związku z przekazywanymi treściami. Im bardziej kompetentny jest nadawca i im bardziej jest on bezstronny, tym większa szansa, aby był on wiarygodny w oczach odbiorcy. Wówczas przekaz komunikacyjny będzie jak najbardziej skuteczny.
Stopień kontroli nadawcy nad odbiorcą komunikatu
Mowa tu o tzw. sile źródła, która decyduje o możliwości dowolnego przekazu pewnych treści jednostce lub grupie. Jeśli nadawca potrafi kontrolować zachowania odbiorców komunikatu, może on bardziej skutecznie wywierać presję na ich wartości i postawy. Tym sposobem większa staje się efektywność komunikacji. Taką siłę powinien mieć menadżer czy kierownik zespołu projektowego.
Zachowania partnerów komunikacyjnych
Partnerzy w komunikacji mogą przyjąć zachowania obronne lub podtrzymujące. Reakcje obronne hamują komunikację, a podtrzymujące ułatwiają ją.
Rodzaj kodu, jakim posługują się uczestnicy procesu komunikacji
Posługiwanie się tym samym, lub choćby podobnym kodem komunikacyjnym pozwala na podniesienie efektywności procesów porozumiewania się w miejscy pracy. Dzięki tym samym kodom współpracownicy porozumiewają się dokładnie i znacznie szybciej.
Spójność poglądów nadawcy i odbiorcy
Pokrewieństwo poglądów i zdań pomiędzy nadawcą i odbiorcą pozwala na szybsze porozumiewanie się. Generalnie, szybciej dogadają się zgodni partnerzy w komunikacji, niż osoby skonfliktowane ze sobą. Komunikacja w tym ostatnim przypadku jest mało efektywna, zwłaszcza jeśli nadawca i odbiorca nie przyjmują do wiadomości argumentów drugiej strony.
Niezgodność komunikatów werbalnych i niewerbalnych
Zwykle taka sytuacja jest niezamierzona, bowiem nadawca lub odbiorca nie mają umiejętności zapanowania nad komunikatami niewerbalnymi. Jeśli stoją one w opozycji do siebie, wydłuża się proces komunikacji i staje się on mniej efektywny. Wydłużeniu ulega czas konieczny do dekodowania informacji przesyłanych przez nadawcę w taki sposób, jaki był zamierzony przez niego.
Wewnętrzny stan odbiorcy
Złe samopoczucie, depresja, problemy osobiste itp. wpływają w sposób niekorzystny na procesy komunikacyjne. Może to powodować na przykład konieczność powtarzania tych samych komunikatów, co jest stratą czasu i obniża efektywność procesu porozumiewania się w miejscu pracy i poza nią.
Treść przekazu
Jeśli informacja przekazywana w komunikacji jest ważna dla odbiorcy, ma on większą motywację do uważnego jej odbioru. Staje się bardziej aktywny, jeśli wyczekuje na konkretny komunikat, dzięki czemu uzyskiwane jest lepsze zrozumienie dla partnera komunikacyjnego.
Rodzaj argumentacji
Rodzaj stosowanych argumentów w procesie komunikacji jest bardzo ważny dla efektywności jego przeprowadzenia. Obejmuje on stopień emocjonalności przedstawionych argumentów. Nieefektywne jest korzystanie np. z zastraszenia w procesie porozumiewania się.
Oddziaływanie na emocje
Jeśli przekaz oddziałuje na pozytywne emocje odbiorcy, na przykład wywołuje radość czy podziw, będzie on lepiej zrozumiany. Nadawca uczyni wszystko, aby w takim przypadku poprawić relacje komunikacyjne, co automatycznie wpłynie na poprawę efektywności komunikacji.
Powtarzalność treści
Powtarzanie pewnych elementów komunikatu jest wbrew pozorom wskazane dla poprawy efektywności porozumiewania się. Dopływające do odbiorcy treści są selektywnie przyswajane, dlatego też powtarzanie najważniejszych części komunikatu wpływa na lepsze zapamiętanie i zinterpretowanie tego, co chcemy przekazać.
Kanał komunikacji
Bardzo istotnym czynnikiem w procesie komunikacji jest przekazywanie informacji konkretną drogą. Nie jest obojętne tutaj, jaki kanał zostanie przy tym wykorzystany. Zależy to jednak od indywidualnych preferencji odbiorcy. Jedni wolą bezpośrednie, ustne kontakty, inni lepiej zapamiętują informacje pisane.
Sprzężenie zwrotne
Skuteczne komunikowanie jest możliwe do uzyskania przy zastosowaniu szybkiego sprzężenia zwrotnego, które na dodatek będzie zawierało wyłącznie informacje charakteryzujące się pożądanym stopniem szczegółowości, użyteczności dla odbiorcy i aktualności.
Podniesienie efektywności komunikacji w miejscu pracy nie jest zadaniem łatwym do realizacji, bowiem należy przy tym brać pod uwagę szereg czynników, dotyczących nadawcy i odbiorcy komunikatu, kanału, kodu i sprzężenia zwrotnego. Połączenie wszystkich działań daje jednak wymierne rezultaty.
TaskBeat
kk
