Jak ułatwić zarządzanie urlopami?

07.07.2017 14:43  Kadry i Płace
W okres przedwakacyjny często zastanawiamy się ile przysługuje nam dni urlopu wypoczynkowego i z takim pytaniem zaczynają się nieustające wędrówki do działu kadr. Następnie składamy wniosek, który musi być rozpatrzony przez przełożonego. Po wyczekiwanej akceptacji następuje analiza, który kolega mógłby nas zastąpić podczas nieobecności.

Tak zwykle wygląda proces uzyskania urlopu przez co jest uciążliwy i zajmuje managerowi i pracownikom działu kadr mnóstwo czasu. Warto dowiedzieć się jak w znacznym stopniu uprosić całą tę procedurę.

Wzorowa organizacja

Rozwiązaniem problemów związanych z ewidencją czasu wypoczynku jest elektroniczny system zarządzania  urlopami. Pozwala on nie tylko na szybsze przekazywanie podań do akceptacji, ale także na łatwiejsze planowanie zastępstw podczas absencji. Przede wszystkim jednak sprawia, że sezon urlopowy nie jest już czasem udręki dla działu kadr i managerów. Co najważniejsze - umożliwia złożenie wniosku przez kilka kliknięć myszką – nawet gdy nie ma nas w danej chwili w firmie.

Jak działa zarządzanie urlopami online?

Zarządzanie urlopami przebiega w bardzo łatwy i szybki sposób, a odbywa się poprzez indywidualne konta internetowe. Wystarczy określić rodzaj urlopu, wprowadzić datę oraz wybrać ewentualne. System urlopowy automatycznie obliczy ilość dni urlopu, a także poinformuje nas o dniach dostępnych jeszcze do wykorzystaniu.

Wniosek urlopowy w procesie akceptacji przechodzi przez etapów. Jako pierwsza następuje akceptacja (bądź odrzucenie) przez osobę zastępcy, który jest informowany o tym fakcie drogą mailową. Kolejno wniosek trafia do przełożonego, który także może go zaakceptować lub odrzucić z ew. podaniem uzasadnienia.

Wszyscy zatrudnieni w organizacji mają wgląd do kalendarza urlopowego. Pracownicy na bieżąco wiedzą o nieobecnościach swoich współpracowników, co uproszcza zaplanowanie terminu własnego urlopu. Pozwala to na uniknięcie zbędnego zamieszania i ułatwia opracowywanie rocznych planów. Z kolei integracja  z elementami systemu wypłaty wynagrodzeń, pozwala na automatyczne rozliczanie nieobecności.

Pracownicy mają także wgląd do swoich złożonych wniosków. Zarówno tych zaakceptowanych, czekających na rozpatrzenie jak i odrzuconych. W sytuacji, gdy pracownik musi z jakichś względów odwołać lub przełożyć wolne, system pozwala mu na to. Nawet po zaakceptowaniu go przez przełożonego, w przeciwieństwie do tradycyjnych podań, wystarczy jedno kliknięcie.

Najważniejsze korzyści

  •     Brak kosztów druku formularzy urlopowych
  •     Oszczędność czasu na wypełnianie wniosków urlopowych oraz komunikację z przełożonymi
  •     Skrócenie czasu pracy na obsługę kadrową dotyczącą urlopów
  •     Wgląd do terminarza urlopów pozwala innym pracownikom i managerom na śledzenie na bieżąco wszystkich zaplanowanych i trwających urlopów, a tym samym na planowanie urlopów dla pozostałych oraz zadań i wewnętrznych spotkań w firmie

  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl twitter.com


Komentarze

  

Dodaj komentarz (10-500 znaków)

biznes