Jesteś w: Strona główna » Biznes » Kariera

W poszukiwaniu zagubionego czasu

18.12.2013 19:38  Kariera
W poszukiwaniu zagubionego czasu W życiu zarówno zawodowym, jak i osobistym często cierpimy na permanentny brak czasu. Jak sobie z tym poradzić i być szczęśliwym? Rozmawiamy z Grzegorzem Frątczakiem, coachem i trenerem w dziedzinie zmiany złych nawyków oraz zarządzania czasem.

Inwestycje.pl: Często mówimy, że brakuje nam na wszystko czasu. Czy tak jest w istocie? A może to kwestia jego odpowiedniej organizacji?

Grzegorz Frątczak:
Problem związany z poczuciem permanentnego braku czasu towarzyszy wielu osobom. Nie ma tu przy tym znaczenia wiek, płeć, status zawodowy czy społeczny. Nie ważne co robimy – pracujemy w fabryce, sklepie czy jesteśmy managerem w dużym koncernie. Przekonanie, a właściwie przeświadczenie, że „nie mamy na nic czasu” staje się swego rodzaju „słowem kluczem”. Kluczem, przy pomocy którego próbujemy wytłumaczyć nasze działanie lub jego brak. Nie zrobiłem bo... Zabrakło mi czasu ponieważ... Zapomniałem bo... Pomyliłem się bo... zbrakło mi czasu.

To oczywiste, że brakuje nam czasu na wszystkie czynności i plany, które chcemy zrealizować.  Przecież doba ma tylko 24 godziny i nic nie wskazuje na to, aby w przyszłości miało być inaczej. Żyjemy w wielkim pędzie, a naszej codzienności towarzyszy nieustanna presja i pogoń.

Jednak czas oraz jego brak to swego rodzaju pojęcie względne... Można do tego zjawiska podejść dwójnasób. Trochę podobnie jak do ilości posiadanych pieniędzy. Zarabiając na przykład 5 tysięcy złotych maksymalnie możemy zaoszczędzić... 5 tysięcy złotych. Ale jeżeli zainwestujemy tę sumę w całości, wówczas górnego limitu nie będzie. Wiele więc zależy od nas samych. Podobnie jest z czasem.

A zatem odpowiednia organizacja jest trochę jak oszczędzanie. Zawsze będzie nam towarzyszył swego rodzaju niewidzialny sufit. Bez oszczędzania nie będzie inwestycji, tak jak bez odpowiedniej organizacji, nie będziemy posiadali wystarczających podstaw do posiadania nadliczbowego czasu. Dzięki odpowiedniej organizacji swoich zadań w ciągu dnia, stajemy się najbardziej efektywnymi i skutecznymi. W ten sposób sprawnie „przechodzimy” od zadania do zadania.

Z czasem jest jak z inwestycją. Aby zarobić musimy podjąć odpowiednią decyzję. Odpowiednikiem inwestycji w zarządzaniu swoim czasem jest właśnie „wybór”. Jeśli zdecydujemy, że będziemy wykonywać wszystko, to nigdy nie będziemy mieć czasu. Warto zadać sobie pytanie: „czy ja naprawdę muszę robić wszystko?”. Warto zastanowić się, co tak naprawdę jest dla mnie najistotniejsze? Do czego dążę, co chcę osiągnąć, czego potrzebuję?

To w zasadzie pytania o priorytety.  Z pomocą przychodzi nam eliminacja zupełnie zbędnych i niepotrzebnych działań oraz projektów. Tyczy się to wszystkich sfer naszego życia – zawodowego i prywatnego. Wszak nie da się ich rozdzielić i obowiązki, a raczej ich ilość, z jednego „świata” wpływają na wielkość posiadanego czasu w tym drugim. Im z większej liczby „dodatkowych” obowiązków czy czynności zrezygnujemy, tym więcej zostanie nam czasu na to, co jest dla nas najbardziej wartościowe. Zaprojektujmy więc to, co będziemy robić w ciągu dnia, aby mieć czas.

I: Częstym problemem (nabywanym już na studiach) jest skłonność do prokrastynacji – czy jest na to jakieś lekarstwo?

GF:
Oczywiście, że na prokrastynację jest swego rodzaju „lekarstwo”. Istnieje wiele technik, które nas wspierają, na przykład: nagrody za wykonaną pracę. Inną jest kreowanie otoczenia, które ma nas wspierać, czyli ograniczamy czynniki, które nas rozproszą. Na przykład pracując przy komputerze, zwykle oprócz firmowych dokumentów mamy uruchomionych co najmniej kilka dodatkowych, a zupełnie zbędnych aplikacji, w tym przeglądarkę internetową czy portale społecznościowe. Wielu z nas „przy okazji”, w międzyczasie, „niewinnie” przełącza swoją uwagę pomiędzy dokumentami, nad którymi pracujemy a takimi „rozpraszaczami”.

Myślimy sobie, „ok, wykonałem kolejne zadanie, rzucę okiem co słychać u znajomych, lub zerknę na mój ulubiony portal informacyjny, sprawdzę co słychać na świecie”. Ale takie „błahe” z pozoru, dodatkowe czynności skutecznie odwracają naszą uwagę. W konsekwencji zaś powodują, że nasza efektywność dramatycznie spada. Uważamy, że to „relaks”, pewnego rodzaju nagroda za dobrze wykonaną pracę - „przecież mi się należy chwila wytchnienia”. W istocie zaś, ów „relaks” sprawia, że przenosząc swoją uwagę od zawodowych obowiązków, tracimy koncentrację i cenny czas. A co ważniejsze, nie jest to relaks najlepszej jakości, bo przecież potem i tak spróbujemy odpocząć  odchodząc od komputera. Jeśli więc potrzebujemy relaksu odejdźmy od komputera, a jeśli chcemy poświęcić czas na „rozpraszacze”, to skumulujmy je (np. dwa razy dziennie), a nie róbmy tego co chwilę. W ten sposób wykonamy wszystko, co powinniśmy, a jednocześnie będziemy mogli utrzymywać bieżący kontakt z bliskimi.

Warto też po prostu zacząć, czyli powiedzieć sobie, że „zrobię tylko 5 minut”… Jestem pewien, że  dalej wszystko „pójdzie” jak z płatka. Kolejnym sposobem jest budowanie nawyku, wspierającego działania w konkretnym kierunku. Dobrze sprawdza się również głośne artykułowanie innym tego, co zamierzamy aktualnie zrobić – niech otoczenie też nas motywuje do pracy i do działania.

Jednak jak w leczeniu, tak i w prokrastynacji najlepszą strategią jest profilaktyka. Po pierwsze warto odkryć dlaczego odwlekamy. Każdy rodzaj pracy możemy odwlekać z innej przyczyny - na przykład ponieważ dana czynność powoduje negatywne emocje, boimy się, że poniesiemy porażkę albo, paradoksalnie, towarzyszy nam obawa, że odniesiemy sukces i nasz przełożony lub klient będzie oczekiwał od nas jeszcze więcej. Mam świadomość, że zwłaszcza ostatnia z przyczyn może wydawać się dość kontrowersyjna, ale zastanówmy się przez moment – podobne przekonanie towarzyszy wielu z nas.

Kiedy już uda się nam odkryć źródło prokrastynacji, wówczas zdecydowanie łatwiej będzie nam znaleźć odpowiedni sposób na przeciwdziałanie. To podejście jest dużo bardziej skuteczne, bo rezultaty są trwalsze, a do tego zużywamy mniej energii na walczenie z samym sobą.

I: Czy któryś z problemów polskich przedsiębiorców szczególnie rzuca się Panu w oczy podczas szkoleń?

GF:
 Faktycznie jest pewien element, który jest swego rodzaju wspólnym mianownikiem dla wielu przedsiębiorców czy managerów. Niezależnie od specyfiki zawodu czy stanowiska, tak managerowie jak i przedsiębiorcy każdego roku rozwijają swoją działalność. W związku z tym co roku na nasze barki spada coraz większy ciężar obowiązków i zadań. Bywa, że taki przedsiębiorca żyje w przeświadczeniu, iż jest zapracowany od bladego świtu do późnych godzin wieczornych. Uważa, że nie zakończył wszystkich zadań, które powinien był wykonać, nie oddał swoim podwładnym czy partnerom wszystkich projektów, które planował. Albo zwyczajnie zrezygnował z ich wykonania.

Absolutnie normalną, można by rzec, „ludzką rzeczą” jest chęć gromadzenia. Lubimy to robić. Lubimy też gromadzić obowiązki. Dużo trudniej jest nam oddawać. Gdy pytam, co mogliby oddać, to zgodnie przyznają, że nie ma takich rzeczy, wszystko bowiem muszą robić osobiście i samodzielnie. Kiedy jednak rozpoczynamy rozmowę i zadaję im kolejne pytania, często okazuje się, że znaczną część tych zadań można albo zdelegować na innych albo w ogóle dać sobie z nimi spokój, bo okazują się nie warte naszej uwagi.

I: Żyjemy coraz szybciej i intensywniej. Czy nauka zarządzania czasem nie doprowadzi do pracoholizmu? W końcu będziemy w stanie zrobić więcej?

GF:
Nie można łączyć tych dwóch elementów. Źródło pracoholizmu leży zupełnie gdzie indziej, aniżeli w nauce zarządzania sobą w czasie. Z mojego doświadczenia wynika, że to, czy ktoś pracuje 15, 12 czy tylko 4 godziny dziennie, nie ma żadnej korelacji z zarządzaniem sobą w czasie. A nawet odwrotnie. Osoby, które potrafią skutecznie zarządzać swoim czasem, wykazują się znacznie większym spokojem o to, co się wydarzy. Są bardziej elastyczne i spontaniczne. Dlaczego? Ponieważ, osoby te są świadome swoich celów i priorytetów. Jeśli więc w ciągu dnia zdarzy się coś nieplanowanego, zaskakującego i trzeba będzie zareagować natychmiast na nowe okoliczności, to taka sytuacja nie powoduje paraliżu. Nie prowadzi do tego, że „muszę wszystko odłożyć”, bo mam do wykonania coś ekstra, coś, czego nie planowałem. A wtedy rodzi to dodatkowe frustracje, ogromny lęk i stres, bo przecież „teraz to już na pewno z niczym się nie wyrobię”.

W konsekwencji, sparaliżowani tą myślą spada nasza efektywność i jakość pracy. Towarzyszący temu stres bywa zwykle tak wielki, że demotywuje i zniechęca do działania. Osoby planujące, które zarządzają sobą w czasie, są przygotowane na dodatkowe wydarzenia i mogą stawić im czoła.

I: Czy praca nad własną efektywnością nie stała się w dzisiejszych czasach trudniejsza? Kryzys, zatory płatnicze, opóźnienia wypłat, niepewność jutra – to rodzi frustracje, które nie sprzyjają samorozwojowi...

GF:
To nie jest do końca tak. W moim przekonaniu, właśnie te czynniki powinny być raczej motywem naszego samorozwoju, a nie przeciwnością. Jestem zwolennikiem proaktywnego działania, aniżeli biernej postawy wyczekiwania na to, co przyniesie nam życie. Swoim klientom podpowiadam, że warto być gotowym na rozwój wypadków. Warto przygotować się na to, co przyniesie nam życie.  Dzięki temu zyskujemy większy spokój i pewność jutra w błyskawicznie zmieniających się okolicznościach. To trochę tak, jakby mieć w portfelu tysiąc lub 10 tysięcy złotych w chwili zwolnienia z pracy. Co byśmy woleli?

I: Jakie triki mógłby Pan podpowiedzieć naszym czytelnikom, by mogli efektywniej zarządzać swoim czasem?

GF:
Niestety nie ma idealnych i uniwersalnych rozwiązań, które będą skuteczne i zadziałają na każdego. Każdy z nas jest inny. Każdy ma inne potrzeby i temperament. Innych charakter. Dlatego po pierwsze - warto przyjrzeć się rozwiązaniom proponowanym przez różnych trenerów i przetestować na sobie. Czasami określona technika może wydawać się nam zupełnie absurdalna na początku, ale po sprawdzeniu okaże się, że w naszym wypadku, sprawdzi się w sposób idealny. Dzięki temu znajdziemy idealne rozwiązanie dla siebie.

Warto każdy dzień rozpoczynać od ustalenia 3 rzeczy, które musimy wykonać tego dnia. To nasza „check lista” czynności „must to do”. I właśnie tylko na tych trzech rzeczach powinniśmy się skupić. Cała reszta ułoży się sama. Nie „jakoś”, ale „jakość”, której nie zachowamy, jeżeli będziemy chcieli zrobić dokładnie wszystko. Nie można brać na siebie wszystkiego, myśląc, „ok, jakoś to będzie. Dam radę”. Nie, wtedy nie dość, że będziemy zestresowani, przeświadczeni, że z niczym się nie wyrabiamy, to nie wykonamy naszych obowiązków w sposób prawidłowy. Wybierzmy zatem tylko 3, z naszego punktu widzenia najistotniejsze rzeczy i im się poświęćmy. Warto zaufać swojej intuicji. Umysł podpowiada nam najlepsze rozwiązania. Gwarantuję, że w ten sposób zaczniemy realizować te ważne i mniej pilne zadania.

Żyjemy w dobie permanentnych „przeszkdzaczy”: portale społecznościowe, portale informacyjne, you tube, aplikacje rozrywkowe... Siedząc przed komputerem sam na sam z pracą, atakuje nas szereg dodatkowych czynników, które skutecznie hamują nas w działaniu, sprawiając że pracujemy mniej efektywnie, rozpraszamy się i tracimy czas. Wyłączmy wszystko to, czego nie potrzebujemy do pracy. Zostawmy to na później. Skoncentrujmy się na zadaniach.

Dziękujemy za rozmowę.


Katarzyna Kowalczyk
Inwestycje.pl

kk


Jeśli zainteresował Cię ten artykuł, już teraz możesz zapisać się do naszego newslettera:

  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl nk.pl blip.pl twitter.com

Przeczytaj również:


Komentarze

   → Zobacz wszystkie

Najnowsze

Dodaj komentarz

biznes