Koszty związane z używaniem samochodu osobowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych lub używanego na podstawie umowy leasingu zaliczane są w pełnej wysokości w koszty uzyskania przychodu. Natomiast wydatki ponoszone z tytułu używania samochodu osobowego na podstawie umowy najmu, dzierżawy są limitowane. Zaliczane są w ciężar kosztów tylko do wysokości kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu.
Samochód jest jednym z podstawowych narzędzi pracy w każdym przedsiębiorstwie. Wielu przedsiębiorców użytkuje w firmie samochody na podstawie umów najmu, leasingu, dzierżawy, użyczenia. Kosztami związanymi z używaniem samochodu są wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej. Są nimi między innymi: zakup paliwa, ogumienia, ubezpieczenie OC i AC, koszty przeglądów technicznych, drobnych napraw i części zamiennych. Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej uopdof) i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej uopdop) zawiera ograniczenia co do możliwości uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych.
W celu ustalenia wysokości kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania samochodu osobowego konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja przebiegu pojazdu jest dokumentem na podstawie którego wyznacza się limit, do wysokości którego poniesione wydatki można ujmować w koszty uzyskania przychodu, ale nie stanowi ona dowodu księgowego. Limit jest kwotą stanowiącą iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu. Ustawodawca w art. 23 ust. 7 uopdof i art. 16 ust. 5 uopdop określił minimalne wymagania, jakie powinna spełniać ewidencja przebiegu pojazdu. Należy wykazać m. in. takie dane jak: imię, nazwisko i adres zamieszkania osoby używającej samochód, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów i stawki za 1 km oraz podpis pracodawcy i jego dane.
Podstawą zaliczenia ponoszonych wydatków w ciężar kosztów są dowody dokumentujące ich poniesienie, a nie tylko prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, która wyznacza jedynie granice wydatków faktycznie poniesionych. Dowodami mogą być faktury VAT, rachunki, a w uzasadnionych przypadkach paragony. Następnie porównuje się faktyczne wydatki ujęte w księgach rachunkowych z kwotą wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu. Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się kwotę niższą.
Obowiązek rozliczania kosztów w granicach limitu nie dotyczy podatników wykorzystujących na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochody wprowadzone do ewidencji środków trwałych i samochodów używanych na podstawie umowy leasingu. W takiej sytuacji wydatki związane z używaniem samochodu osobowego są kosztami uzyskania przychodów w pełnej wysokości, a ich rozliczenie nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Podstawa Prawna:
1.Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z 15 lutego 1992 r. (Dz. U. nr 21, poz. 86)
2.Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991r. (Dz. U. nr 80 poz. 350)
Katarzyna Zasadni
Asystentka księgowej w BSO Outsourcing Sp. z o.o.
kg
Samochód jest jednym z podstawowych narzędzi pracy w każdym przedsiębiorstwie. Wielu przedsiębiorców użytkuje w firmie samochody na podstawie umów najmu, leasingu, dzierżawy, użyczenia. Kosztami związanymi z używaniem samochodu są wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej. Są nimi między innymi: zakup paliwa, ogumienia, ubezpieczenie OC i AC, koszty przeglądów technicznych, drobnych napraw i części zamiennych. Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej uopdof) i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej uopdop) zawiera ograniczenia co do możliwości uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych.
W celu ustalenia wysokości kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania samochodu osobowego konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja przebiegu pojazdu jest dokumentem na podstawie którego wyznacza się limit, do wysokości którego poniesione wydatki można ujmować w koszty uzyskania przychodu, ale nie stanowi ona dowodu księgowego. Limit jest kwotą stanowiącą iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu. Ustawodawca w art. 23 ust. 7 uopdof i art. 16 ust. 5 uopdop określił minimalne wymagania, jakie powinna spełniać ewidencja przebiegu pojazdu. Należy wykazać m. in. takie dane jak: imię, nazwisko i adres zamieszkania osoby używającej samochód, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów i stawki za 1 km oraz podpis pracodawcy i jego dane.
Podstawą zaliczenia ponoszonych wydatków w ciężar kosztów są dowody dokumentujące ich poniesienie, a nie tylko prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, która wyznacza jedynie granice wydatków faktycznie poniesionych. Dowodami mogą być faktury VAT, rachunki, a w uzasadnionych przypadkach paragony. Następnie porównuje się faktyczne wydatki ujęte w księgach rachunkowych z kwotą wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu. Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się kwotę niższą.
Obowiązek rozliczania kosztów w granicach limitu nie dotyczy podatników wykorzystujących na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochody wprowadzone do ewidencji środków trwałych i samochodów używanych na podstawie umowy leasingu. W takiej sytuacji wydatki związane z używaniem samochodu osobowego są kosztami uzyskania przychodów w pełnej wysokości, a ich rozliczenie nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Podstawa Prawna:
1.Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z 15 lutego 1992 r. (Dz. U. nr 21, poz. 86)
2.Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991r. (Dz. U. nr 80 poz. 350)
Katarzyna Zasadni
Asystentka księgowej w BSO Outsourcing Sp. z o.o.
kg
