Jesteś w: Strona główna » Biznes » Firma » Podatki

Samochód służbowy wykorzystywany przez pracownika dla celów prywatnych

09.08.2010 09:27  Podatki
Samochód służbowy wykorzystywany przez pracownika dla celów prywatnych
Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 23 z dnia 2010-08-10

Na podstawie aneksów do umów o pracę pracownicy spółki mają możliwość używania służbowych samochodów do celów prywatnych. Udostępnianie pracownikom samochodów firmowych nie wynika z zakładowych przepisów o wynagradzaniu. Zasady korzystania z samochodów służbowych w celach prywatnych określono w regulaminie ich użytkowania. Przychód pracownika ustalany jest jako iloczyn przyznanego limitu kilometrów (150 km miesięcznie) i stawki za 1 kilometr.

1) Czy od ustalonego w ten sposób przychodu spółka powinna obliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy?

Na wstępie wspomnijmy, że wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej. Wynagrodzenie może być częściowo spełnione w innej formie, ale jest to dopuszczalne tylko wtedy, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy (art. 86 § 2 Kodeksu pracy). W przedmiotowej sprawie sytuacja taka nie ma miejsca, zatem wykorzystując samochód służbowy do celów prywatnych pracownik uzyskuje od pracodawcy świadczenie o charakterze pozapłacowym, niebędące formą częściowego wynagrodzenia za pracę. Pisaliśmy o tym w Biuletynie Informacyjnym nr 18 z 20 czerwca 2010 r.

Używając samochodu służbowego w celach prywatnych pracownik otrzymuje nieodpłatne świadczenie, które stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Są to w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Ponadto, za przychody ze stosunku pracy uważa się świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przepisy ustawy o PDOF wprost wskazują (w art. 11 ust. 2a), w jaki sposób należy ustalić przychód z tytułu uzyskania nieodpłatnego świadczenia. I tak, w przypadku nieodpłatnego używania przez pracownika do celów prywatnych samochodu, stanowiącego własność pracodawcy, wartość przychodu z tego tytułu ustala się:

  • według cen stosowanych wobec innych odbiorców - jeżeli pracodawca świadczy usługi wynajmu samochodów,

  • na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia - jeżeli pracodawca nie świadczy usług wynajmu samochodów.

Z pytania wynika, że spółka ustala przychód pracownika jako iloczyn miesięcznego limitu kilometrów oraz stawki za 1 km. Takiego sposobu ustalania przychodu ze stosunku pracy nie przewidują przepisy ustawy o PDOF, zatem sposób ten jest nieprawidłowy. Spółka powinna ustalić przychód pracownika na zasadach określonych w ustawie o PDOF.

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 20 sierpnia 2009 r., nr IPPB2/415-361/09-4/MK:

„(…) aby obliczyć dla celów podatkowych wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania przez pracownika z samochodu służbowego w celach prywatnych, tj. do przejazdu z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania pracy, nie jest właściwe stosowanie iloczynu przyznanych kilometrów i stawki za kilometr.

(…) w celu ustalenia wartości świadczenia - Spółka jako pracodawca, która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie świadczy usług najmu samochodów, powinna uwzględnić ceny rynkowe stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów tej samej marki. (…)”

Wartość tego nieodpłatnego świadczenia spółka powinna doliczyć do pozostałych przychodów ze stosunku pracy, uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu. Od łącznej sumy ma obowiązek (jako płatnik) pobrać i odprowadzić do właściwego urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy, na zasadach określonych w art. 32 ustawy o PDOF.

2) Czy wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu używania przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych podlega oskładkowaniu?

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychód ten stanowi również podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, po pomniejszeniu o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracownika. Tak wynika z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Jak już wspomnieliśmy, wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Zatem wartość tego nieodpłatnego świadczenia powinna być również uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (a także na ubezpieczenie zdrowotne) stosuje się regulacje zawarte w § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Wynika z niego, że wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego, określonego w przepisach o wynagradzaniu. Jeżeli jednak w przepisach o wynagradzaniu nie uregulowano tej kwestii, to wartość pieniężną świadczeń w naturze (np. z tytułu bezpłatnego korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych) ustala się:

  • według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy - jeżeli pracodawca świadczy usługi w zakresie wynajmu samochodów,

  • według cen zakupu - jeżeli świadczenie zostało zakupione przez pracodawcę.

Powyższe regulacje nie dają odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób ustalać wartość świadczenia w naturze, jeżeli pracownik wykorzystuje samochód stanowiący własność pracodawcy, a pracodawca nie świadczy usług w zakresie wynajmu samochodów. Naszym zdaniem, w takiej sytuacji można określić wartość tego nieodpłatnego świadczenia według ceny rynkowej, analogicznie jak na potrzeby podatku dochodowego od osób fizycznych.

Jeżeli natomiast pracodawca określił w zakładowych przepisach o wynagradzaniu wartość ekwiwalentu z tytułu udostępnienia samochodu służbowego do prywatnych celów pracownika, to do oskładkowania powinien przyjąć kwotę tego ekwiwalentu.

W niektórych sytuacjach wartość nieodpłatnego świadczenia w postaci używania samochodu służbowego do celów prywatnych może podlegać wyłączeniu z oskładkowania. W § 2 ust. 1 pkt 26 ww. rozporządzenia zapisano, że podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji (tu: samochodów służbowych).

Podsumowując:

Wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu używania do celów prywatnych samochodu należącego do pracodawcy, uwzględniane jest w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Świadczenie to może być jednak wyłączone z oskładkowania, jeżeli samochód służbowy jest udostępniany pracownikowi na podstawie układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu.

 

3) Czy należy naliczyć VAT należny z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych, a jeżeli tak, to od jakiej podstawy?

Opodatkowaniu VAT podlega m.in. odpłatne świadczenie usług. Za takie uznaje się również nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT).

Z powyższego przepisu wynika, że opodatkowaniu VAT podlega nieodpłatne świadczenie usług na rzecz pracowników, jeżeli spełnione są łącznie dwa warunki:

  • podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów związanych z tymi nieodpłatnie świadczonymi usługami (w całości lub w części),

  • nieodpłatne świadczenie usług nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Nieodpłatne udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych nie ma związku z prowadzeniem przedsiębiorstwa, jest świadczeniem na potrzeby osobiste pracownika. Dlatego wartość tego nieodpłatnego świadczenia będzie podlegała opodatkowaniu VAT, jeżeli oczywiście podatnikowi (tu spółce) przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków eksploatacyjnych do tego samochodu.

Podobnie uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 15 lutego 2010 r., nr ITPP1/443-1124/09/DM:

„(...) Uwzględniając (...) to, iż przez usługi niezwiązane z prowadzeniem przedsiębiorstwa należy uznać te usługi, których świadczenie odbywa się bez związku z potrzebami prowadzonej działalności, wskazać należy, że w opisanej we wniosku sytuacji nie występuje związek pomiędzy użyczeniem a prowadzoną działalnością pracodawcy, tj. Spółki. Użytkowanie samochodu do celów prywatnych odbywa się bowiem w interesie pracownika i jest związane z korzyściami osobistymi tego pracownika, a nie zaś z prowadzonym przez pracodawcę przedsiębiorstwem. Z tych też względów nie można zgodzić się z twierdzeniem Spółki, iż przekazanie samochodu na potrzeby prywatne dyrektora zarządzającego jest związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą.

Mając powyższe na uwadze wskazać należy, że udostępnianie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych spełnia przesłanki uznania tej czynności za nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników, a czynność ta będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, w przypadku gdy Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tą usługą. (…)”

Podstawę opodatkowania stanowi w tym przypadku koszt świadczenia tych usług poniesiony przez podatnika (art. 29 ust. 12 ustawy o VAT). Czynność nieodpłatnego udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych należy udokumentować fakturą wewnętrzną (art. 106 ust. 7 ustawy o VAT) i naliczyć VAT należny.
 

Przykład

Pan Jan pracuje w spółce z o.o. na podstawie umowy o pracę i uzyskuje z tego tytułu wynagrodzenie w wysokości 3.200 zł miesięcznie (wynagrodzenie płatne do końca danego miesiąca). Pracodawca jest uprawniony do zmniejszenia zaliczki na podatek o tzw. kwotę zmniejszającą (46,33 zł).

W aneksie do umowy o pracę zapisano, że pracownik może korzystać bezpłatnie z samochodu służbowego do celów prywatnych, do limitu 150 km miesięcznie. Z tytułu nieodpłatnego używania samochodu służbowego do celów prywatnych pan Jan uzyskał w lipcu przychód, który został określony w wysokości 300 zł, tj. według cen rynkowych (samochód stanowi własność pracodawcy, a pracodawca nie świadczy usług najmu samochodów). Obowiązujące u pracodawcy przepisy o wynagradzaniu nie przewidują, że wynagrodzenie ze stosunku pracy zostanie spełnione częściowo w formie nieodpłatnego używania samochodu służbowego do celów prywatnych.

Wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych nie korzysta ze zwolnienia z oskładkowania.

Pracownik uzyskał w lipcu łączny przychód w kwocie 3.500 zł. Spółka wystawiła fakturę wewnętrzną VAT z tytułu nieodpłatnego udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego. Podstawę opodatkowania ustalono w kwocie 100 zł netto (koszt świadczenia usługi poniesiony przez spółkę), VAT należny wyniósł 22 zł.

1. Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy i składek na ubezpieczenia społeczne:
 


Wyszczególnienie
Poz.
Wysokość obciążeń
podatkowo-
- składkowych
Przychód ze stosunku pracy
- 1 -
3.500,00 zł
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1)
- 2 -
3.500,00 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne - poz. 2 x 13,71%
(emerytalne - 9,76%, rentowe - 1,5%, chorobowe - 2,45%)
- 3 -
479,85 zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (poz. 1 - poz. 3)
- 4 -
3.020,15 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania z wynagrodzenia pracownika (poz. 4 x 9%)
- 5 -
271,81 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu od podatku dochodowego (poz. 4 x 7,75%)
- 6 -
234,06 zł
Koszty uzyskania przychodu 
- 7 -
111,25 zł 
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do 
pełnego złotego (poz. 1 - poz. 7 - poz. 3)
- 8 -
2.909,00 zł
Zaliczka na podatek [(poz. 8 x 18%) - 46,33 zł (kwota wolna)]
- 9 -
477,29 zł
Zaliczka na podatek do pobrania (po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne), po zaokrągleniu do pełnego złotego (poz. 9 - poz. 6)
- 10 -
243,00 zł
Kwota do wypłaty (poz. 1 - poz. 3 - poz. 5 - poz. 10)  
2.505,34 zł

 
2. Składki ZUS obciążające pracodawcę:
 646,80 zł
      - emerytalna - 3.500 zł x 9,76%
341,60 zł
      - rentowe - 3.500 zł x 4,5% 
157,50 zł
      - wypadkowa - 3.500 zł x 1,67% (stawka przykładowa) 
58,45 zł
      - Fundusz Pracy - 3.500 zł x 2,45%
 85,75 zł
      - FGŚP - 3.500 zł x 0,10% 
3,50 zł

3. Dekretacja:
 

   1. Zarachowanie w ciężar kosztów wynagrodzenia w kwocie brutto: 
3.200 zł
        - Wn konto 40 „Wynagrodzenia” lub konto zespołu 5,
        - Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń”.
 

W ewidencji księgowej wykazuje się tylko wynagrodzenie pracownika ze stosunku pracy. Natomiast przychód z tytułu nieodpłatnego używania samochodu służbowego do celów prywatnych (tu 300 zł) nie jest ujmowany w księgach rachunkowych. Jest on doliczany do wynagrodzenia pracownika statystycznie, w celu obliczenia zaliczki na podatek dochodowy i składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
 

   2. Zaksięgowanie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych:
243,00 zł
        - Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
        - Ma konto 22-1 „Rozrachunki z urzędem skarbowym”.
 
   3. Zaksięgowanie składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, w części finansowej przez pracownika
      (479,85 zł + 271,81 zł): 
751,66 zł
        - Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
        - Ma konto 22-2 „Rozrachunki z ZUS”.
 
   4. Zarachowanie w ciężar kosztów składek na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP - finansowanych przez zakład pracy:  646,80 zł
        - Wn konto 40-1 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”  
       lub konto zespołu 5,  
        - Ma konto 22-2 „Rozrachunki z ZUS”.  

Składki te spółka może ująć w kosztach uzyskania przychodów, po uwzględnieniu art. 15 ust. 4h, art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d ustawy o PDOP oraz art. 22 ust. 6bb, art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o PDOF.
 

   5. Wypłata pracownikowi wynagrodzenia (WB lub KW): 
2.505,34 zł
        - Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
        - Ma konto 13 „Rachunek bankowy” lub konto 10 „Kasa”.
 
   6. Zaksięgowanie faktury wewnętrznej, dokumentującej nieodpłatne  udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do celów  prywatnych:  22 zł
        - Wn konto 40 „Podatki i opłaty” lub odpowiednie konto zespołu 5,
        - Ma konto 22 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”.
 

Wspomnijmy, że VAT należny nie stanowi w tym przypadku kosztu podatkowego, gdyż nie przewidują tego regulacje, zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. b) ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b) ustawy o PDOF.

Urlopy wypoczynkowe w 2010 roku. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 23 z dnia 2010-08-10
www.gofin.pl - podatki, rachunkowość, prawo pracy, składki, zasiłki, emerytury, księgowość
 




js

  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl nk.pl blip.pl twitter.com

Komentarze

  

Dodaj komentarz

biznes