Jesteś w: Strona główna » Biznes » Prawo

Biznesowe miny – jak na nie nie wpaść? Firma pod E-kontrolą

14.12.2017 10:28  Prawo
 Biznesowe miny – jak na nie nie wpaść? Firma pod E-kontrolą
Gdyby każdy przedsiębiorca chciał poznać wszystkie zmiany w prawie, musiałby poświęcać 4 godziny 38 minut dnia roboczego (jak wynika z obliczeń Grant Thornton) na zaznajamianie się z nowymi przepisami. Tylko w 2017 r. weszło w życie ponad 30 tysięcy stron nowych regulacji.

W takim gąszczu norm łatwo się pogubić – coś pominąć, nie zrozumieć, mylnie zinterpretować, a przez to nie dopełnić niezbędnych formalności. Wówczas firmę lub osobę, na której spoczywa konkretna odpowiedzialność – przedsiębiorcę, członka zarządu czy dyrektora finansowego firmy – mogą dotknąć bolesne konsekwencje prawne, skarbowe, a nawet karne niedopatrzeń. Czy można ograniczyć ryzyko takich zdarzeń i być mądrym przedsiębiorcą przed szkodą bez wydawania majątku na usługi consultingowe?    

Szukaj rozwiązań, nie problemów – be smart!

Ciągłe zmiany i stopień skomplikowania przepisów uznano za kluczowy problem przedsiębiorców w Polsce (raport Global Competitiveness 2015–2016). Duże firmy z rozbudowanymi działami prawnymi i podatkowymi są w stanie kontrolować te wszystkie modyfikacje oraz dostosować się do nich z wyprzedzeniem. Małe i średnie przedsiębiorstwa – niekoniecznie. Często brakuje im środków i zasobów, żeby obrać tę samą drogę.

Consulting prawno-podatkowy nie raz wykracza poza możliwości ich portfela. A audyt – nawet jeśli był przeprowadzony – niejednokrotnie sprowadza się do suchych wyliczeń bez głębszej analizy sytuacji firmy, poprawności jej procedur czy dokumentów. I co wtedy? Wyjątków od reguły nie ma. Każde przedsiębiorstwo – bez względu na wielkość – podlega temu samemu prawu i każdy przedsiębiorca musi wywiązać się ze swoich obowiązków. Dlatego ten mały lub średni – chcąc sprostać wymogom – przeznacza około 38% swojego tygodnia pracy na czynności biurowe, księgowe i urzędowe.

A tylko 19% na właściwą pracę i rozwój (Problemy polskich przedsiębiorców, badanie pkt.pl). – Mimo tych starań tysiące spośród 1,5 mln firm MŚP w Polsce co roku płaci kary i zmaga się z urzędami. Nie dlatego, że chcą łamać prawo, ale dlatego, że w ferworze walki o swoją przyszłość nie byli w stanie przygotować się odpowiednio na wszystkie zmiany – stwierdza Piotr Drzewiecki, Head of Creative Dock Poland, jeden z twórców platformy Firmologia. Jest to nowe i pierwsze w Polsce narzędzie do automatycznej weryfikacji różnych obszarów funkcjonowania firmy. Dostępne 24/7 w sieci. Oferujące analizy od ręki. Może ono realnie pomóc przedsiębiorcom uniknąć przykrych kar oraz zdiagnozować i poradzić, jak rozwiązać problemy podatkowe, prawne czy kadrowe. 
 
Ryzyko firmy i personalne – watch out!   
 
VAT, Transfer Pricing i RODO – to kluczowe wyzwania dla przedsiębiorców w najbliższym czasie i pola wymagające wzmożonej uwagi. Współpraca z kontrahentem wykreślonym z rejestru VAT może bowiem kosztować przedsiębiorcę nawet 100% odliczonego VAT-u. A złamanie nowych unijnych procedur ochrony danych osobowych w firmie – do 20 mln euro lub 4% przychodu (w zależności, która kwota jest wyższa). Tymczasem 23% przedsiębiorców nie ma świadomości zmian związanych z RODO, które wejdą w życie w maju 2018 r. (badanie Fundacji WtB).

A dla 52% najważniejsze akty prawne podlegające ciągłym nowelizacjom, w tym ustawa o VAT, są skomplikowane i nieczytelne (Problemy polskich przedsiębiorców, badanie pkt.pl). Potrzebne jest więc im realne wsparcie, żeby działać zgodnie z literą prawa. Dzięki platformie firmologia.pl można ocenić, czy firma działa zgodnie z przepisami, nie została wciągnięta w karuzelę podatkową lub co powinna zrobić, żeby zabezpieczyć się przed błędami. – Dodatkowo jeden z naszych kwestionariuszy pozwala osobom na eksponowanych stanowiskach – tj. członkom zarządu, prokurentom, radzie nadzorczej – ocenić, na ile obecna pozycja w firmie może negatywnie wpłynąć na ich życie osobiste.

Niestety część przepisów wskazuje, że za niewłaściwe działania spółek, karną sprawę lub finansową karę może dostać osoba fizyczna. To może oznaczać dotkliwe koszty, bankructwo, a nawet więzienie. Algorytm i sztuczna inteligencja w parze z doświadczeniem i wiedzą ekspertów prawnych i podatkowych, na których opiera się Firmologia, umożliwiają wskazanie zagadnień, którymi należy zająć się natychmiast, żeby takie prywatne ryzyko zminimalizować – wyjaśnia Piotr Drzewiecki. 
 
Poprawność JPK i nie tylko – find out!      
 
Od lipca 2018 r. małe i średnie przedsiębiorstwa będą zobowiązane do tworzenia Jednolitych Plików Kontrolnych. Wkrótce dołączą do nich również mikroprzedsiębiorstwa. Wszystkie – jak duże firmy – będą co miesiąc generować JPK wymagający wypełnienia około 400 pól. Przy takiej skali wymogów o błędy nie trudno, a tych warto się wystrzegać. Już drobne pomyłki mogą wiązać się z karą od 3 tysięcy złotych.

A te uznane przez urząd za celowe utrudnianie kontroli podatkowej – z grzywną sięgającą aż 17 milionów złotych! Na szczęście poprawność JPK możemy sprawdzić online. – U nas odbywa się to automatycznie. Usługa jest dostępna dla każdego i bezpłatna. Składa się z analizy technicznej (weryfikacji kompletności, spójności, formatu pliku i jego zgodności z wymogami technicznymi Ministerstwa Finansów) oraz merytorycznej (wykluczenia nieprawidłowości lub wskazania obszarów do szczególnej analizy) – mówi ekspert z firmologia.pl. Jednak naprawdę interesujące i unikatowe jest to, że dane z JPK można wykorzystać również do porównania wyników danego przedsiębiorstwa z innymi firmami z branży lub o podobnej wielkości. – JPK dostarcza informacji nie tylko o zysku firmy.

Na jego podstawie można sprawdzić, czy przedsiębiorstwo nie wydaje za dużo na niektóre elementy – ubezpieczenia społeczne, obsługę prawną i księgową – oraz czy jego kapitał obrotowy jest większy od 80% podobnych firm. Wiedząc, jak działa konkurencja, znając najlepsze praktyki firm z naszej bazy JPK oraz posiadając zaplecze wiedzy eksperckiej, możemy takie kwestie wypunktować. Przedsiębiorca otrzymuje więc od nas nie tylko wsparcie informatyczne, lecz także consultingowe i badanie rynku – przyznaje współzałożyciel platformy.  
 
Dokumenty, formularze, umowy – check it!   

Jedynie ¼ firm czuje, że sprosta wzrastającej konkurencji i nagłym zmianom prawa (Czego najbardziej obawiają się Polscy przedsiębiorcy?, wyborcza.biz). Tu nie chodzi tylko o przekonanie, ale o odpowiednie przygotowanie – formularzy, regulaminów, stron www, umów czy innych dokumentów. Nie każdego stać jednak na sprawdzenie ich poprawności przez prawnika. Wtedy dobrze jest uciec się do rozwiązań, takich jak Firmologia. – Klient może przesłać nam dany dokument, określając, co to jest.

My na podstawie tysięcy przeanalizowanych materiałów i obecnych wymogów prawnych jesteśmy w stanie podać listę niewłaściwych klauzul, brakujących elementów czy zagrożeń wynikających z pewnych sformułowań. Przekazywane nam dane są poufne i wykorzystywane anonimowo. Wstępna analiza jest bezpłatna. Natomiast po stwierdzeniu ewentualnych problemów lub obszarów podwyższonego ryzyka, możemy zaoferować gotowe rozwiązania lub indywidualne konsultacje – tworzone przez specjalistów – zapewnia Piotr Drzewiecki.

Ponadto taka E-kontrola to sposób na znalezienie realnych oszczędności – sprawdzenie, czy firmie opłaca się przejść na outsourcing księgowy bądź kadrowy lub czy może ona skorzystać z ulg, takich jak PFRON czy na działalność badawczo-rozwojową oraz w jakim zakresie. Nie da się ukryć, że przedsiębiorca musi stale trzymać rękę na pulsie, jeśli chce uniknąć problemów. Weryfikować wszystkie newralgiczne obszary, na które urzędy zwracają szczególną uwagę. Ciągle udoskonalać funkcjonowanie firmy, żeby nie zostać zaskoczonym przez przepisy, rynek czy konkurencję. W dążeniu do tych celów opłaca się szukać sprzymierzeńców i smart-rozwiązań. A skoro przedsiębiorczość to z natury otwarcie na innowacyjność oraz wykorzystywanie wszystkich nadarzających się szans i okazji, każda nowa inicjatywa skierowana do osób prowadzących własne firmy nie umknie ich uwadze.
 
Piotr Drzewiecki, Head of Creative Dock Poland
 
 

  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl nk.pl blip.pl twitter.com

Komentarze

  

Dodaj komentarz (10-500 znaków)

biznes