Jesteś w: Strona główna » Biznes » Prawo

KOMITETY AUDYTU – NIEZALEŻNOŚĆ CZŁONKÓW – UWAGI PRAKTYCZNE NA TLE NOWEJ REGULACJI

04.01.2018 14:40  Prawo
KOMITETY AUDYTU – NIEZALEŻNOŚĆ CZŁONKÓW – UWAGI PRAKTYCZNE NA TLE NOWEJ REGULACJI
Spółki giełdowe pod koniec ubiegłego roku obok wielu innych czynności i obowiązków otrzymały od organu nadzoru kolejne zadanie. Drogą pocztową lub na skrzynki e-mailowe emitentów trafiła ankieta wystosowana przez Komisję Nadzoru Finansowego (KNF) dotycząca funkcjonowania w spółce komitetu audytu, o której wypełnienie i odesłanie spółki zostały poproszone. Wszystko to pokłosie obowiązującej od 21 czerwca 2017 r.  ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym („ustawa”). 
 
Ustawa wprowadziła dla podmiotów spełniających definicję jednostki zainteresowania publicznego („JZP”) nowe wymagania dotyczące zasad powołania i funkcjonowania komitetów audytu, m.in. odnośnie wymogu niezależności ich członków. 21 października 2017 r. upłynął 4- miesięczny okres przejściowy na dostosowanie się do nowych przepisów dotyczących składu komitetu audytu. Spółki zostały w tym terminie zobowiązane ustawowo  powołać komitet audytu lub dostosować skład już funkcjonującego komitetu audytu do wymogów określonych w ustawie. 
 
Mając na uwadze powyższą ankietę warto poczynić kilka praktycznych uwag na temat weryfikacji niezależności członków komitetu audytu, co ułatwi wypełnienie wymogów ustawy i pozwoli ograniczyć ryzyko drakońskich kar jakie może wymierzać KNF za nieprzestrzeganie ustawy. 
 
O co pyta KNF?  
 
Ankieta przesłana przez KNF do JZP zawiera m.in. pytania: 
 
-  czy organy statutowe JZP dokonały weryfikacji niezależności członków komitetu audytu zgodnie z wymogami wymienionymi w art. 129 ust. 3 ustawy? (z prośbą o wskazanie tych organów), 
- w jaki sposób zweryfikowano wymogi niezależności członków komitetu audytu, wymienione enumeratywnie w art. 129 ust. 3 ustawy?
 
KNF umożliwia JZP wskazanie, iż weryfikacji dokonały: 
 
- zarząd lub inny organ zarządczy
- rada nadzorcza lub inny organ nadzorczy lub kontrolny
- walne zgromadzenie lub inny organ właścicielski
- inny organ lub osoby. 
i tylko temu aspektowi sprawy autor poświęca poniższe uwagi. 
 
Komitety audytu, dla przypomnienia, to wyodrębnione w ramach rad nadzorczych spółek akcyjnych, głównie giełdowych ciała opiniotwórcze i doradcze podejmujące działania związane ze sprawozdawczością zarządczą i finansową, współpracujące z biegłymi rewidentami i nadzorem wewnętrznym, a także je kontrolujące. Do tej pory ustawodawca umożliwiał wielu podmiotom powierzenie funkcji komitetu audytu radzie nadzorczej. Ta możliwość wraz z wejściem w życie ustawy uległa zasadniczemu ograniczeniu. 
 
Co zmieniła ustawa? 
 
Regulacja odnosi się do JZP - są nimi głównie spółki giełdowe, a także wiele jednostek sektora finansowego (m.in. banki, otwarte fundusze emerytalne, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji, otwarte fundusze inwestycyjne itd.). 
Komitetom audytu w przepisach rangi ustawowej zostało przyznanych więcej zadań do wykonania, a ich członkowie będą ponosić większą odpowiedzialność. Członkowie komitetu audytu wybierani są spośród członków rady nadzorczej, jednakże muszą oni spełniać określone kryteria. Komitet audytu powinien liczyć co najmniej 3 członków. 
 
W przypadku mniejszych jednostek, które na koniec danego roku obrotowego oraz na koniec roku obrotowego poprzedzającego dany rok obrotowy nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
 
1. 17 000 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
2. 34 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
3. 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
– pełnienie funkcji komitetu audytu może zostać powierzone całej radzie nadzorczej. 
 
Większość członków komitetu, czyli minimum 2 (przy 3-osobowym komitecie) musi spełniać nowe wymogi niezależności, a dodatkowo przewodniczący komitetu audytu musi być niezależny. W ramach porządku prawnego obowiązującego przed wejściem w życie ustawy wystarczające było, że w pracach komitetu uczestniczyła jedna osoba niezależna. 
 
Ustawa wprowadza nową definicję niezależności. Dotychczas katalog określający przesłanki niezależności był węższy niż lista przesłanek zawartych w Załączniku II do Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych lub będących członkami rady nadzorczej spółek giełdowych i komisji rady (nadzorczej) (2005/162/WE). Do zalecenia tego od wielu lat odsyłają Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW („Dobre Praktyki”), jednakże samo w sobie nie podlega ono bezpośredniemu stosowaniu w polskim porządku prawnym i spółki mogły go nie stosować. Obecnie kryteria te zostały włączone do przepisów o randze ustawowej.
 
Zgodnie z art. 129 ust. 3 uznaje się, że członek komitetu audytu jest niezależny od danej jednostki zainteresowania publicznego, jeżeli spełnia następujące kryteria:
 
1)  nie należy ani w okresie ostatnich 5 lat od dnia powołania nie należał do kadry kierowniczej wyższego szczebla, w tym nie jest ani nie był członkiem zarządu lub innego organu zarządzającego danej jednostki zainteresowania publicznego lub jednostki z nią powiązanej;
 
2) nie jest ani nie był w okresie ostatnich 3 lat od dnia powołania pracownikiem danej jednostki zainteresowania publicznego lub jednostki z nią powiązanej, z wyjątkiem sytuacji gdy członkiem komitetu audytu jest pracownik nienależący do kadry kierowniczej wyższego szczebla, który został wybrany do rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego danej jednostki zainteresowania publicznego jako przedstawiciel pracowników;
 
3)  nie sprawuje kontroli w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 lit. a-e ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości lub nie reprezentuje osób lub podmiotów sprawujących kontrolę nad daną jednostką zainteresowania publicznego; 
 
4) nie otrzymuje lub nie otrzymał dodatkowego wynagrodzenia, w znacznej wysokości, od danej jednostki zainteresowania publicznego lub jednostki z nią powiązanej, z wyjątkiem wynagrodzenia, jakie otrzymał jako członek rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego, w tym komitetu audytu;
 
5) nie utrzymuje ani w okresie ostatniego roku od dnia powołania nie utrzymywał istotnych stosunków gospodarczych z daną jednostką zainteresowania publicznego lub jednostką z nią powiązaną, bezpośrednio lub będąc właścicielem, wspólnikiem, akcjonariuszem, członkiem rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego, lub osobą należącą do kadry kierowniczej wyższego szczebla, w tym członkiem zarządu lub innego organu zarządzającego podmiotu utrzymującego takie stosunki; 
 
6)  nie jest i w okresie ostatnich 2 lat od dnia powołania nie był: 
 
a) właścicielem, wspólnikiem (w tym komplementariuszem) lub akcjonariuszem obecnej lub poprzedniej firmy audytorskiej przeprowadzającej badanie sprawozdania finansowego danej jednostki zainteresowania publicznego lub jednostki z nią powiązanej lub 
b) członkiem rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego obecnej lub poprzedniej firmy audytorskiej przeprowadzającej badanie sprawozdania finansowego danej jednostki zainteresowania publicznego, lub 
c) pracownikiem lub osobą należącą do kadry kierowniczej wyższego szczebla, w tym członkiem zarządu lub innego organu zarządzającego obecnej lub poprzedniej firmy audytorskiej przeprowadzającej badanie sprawozdania finansowego danej jednostki zainteresowania publicznego lub jednostki z nią powiązanej, lub 
d) inną osobą fizyczną, z której usług korzystała lub którą nadzorowała obecna lub poprzednia firma audytorska lub biegły rewident działający w jej imieniu; 
 
7) nie jest członkiem zarządu lub innego organu zarządzającego jednostki, w której członkiem rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego danej jednostki zainteresowania publicznego;
 
8) nie jest członkiem rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego danej jednostki zainteresowania publicznego dłużej niż 12 lat; 
 
9) nie jest małżonkiem, osobą pozostającą we wspólnym pożyciu, krewnym lub powinowatym w linii prostej, a w linii bocznej do czwartego stopnia - członka zarządu lub innego organu zarządzającego danej jednostki zainteresowania publicznego lub osoby, o której mowa w pkt 1-8;
 
10) nie pozostaje w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli z członkiem zarządu lub innego organu zarządzającego danej jednostki zainteresowania publicznego lub osobą, o której mowa w pkt 1-8.
 
Spółki i ich akcjonariusze muszą o tym pamiętać przy doborze członków rady nadzorczej.
 
Ponadto, w komitecie audytu przynajmniej 1 członek powinien posiadać kwalifikacje w dziedzinie rachunkowości lub rewizji finansowej. Wreszcie, wprowadzono wymóg, by członkowie komitetu (co najmniej 1) posiadali wiedzę i umiejętności z zakresu branży, w której dana spółka działa.

Kto powinien weryfikować niezależność członków komitetu audytu i jak to zrobić? 
 
Wracając do ankiety przekazanej JZP przez KNF i pytań odnośnie weryfikacji wymogów niezależności członków komitetu audytu, odpowiedź, która intuicyjnie przychodzi na myśl, sprowadza się do konstatacji, że obowiązek ten spoczywa głównie na radzie nadzorczej skoro członkowie komitetu audytu rekrutują się spośród członków rady nadzorczej. 
Rozwiązanie to jednak ma swój mankament, gdyż przynajmniej w części członkowie rady mieliby sami weryfikować swój status, dlatego w ocenie autora nie wyczerpuje problemu.  
 
W ocenie autora, spółki powinny uwzględniać Dobre Praktyki, które przewidują w Zasadzie II Z.5, że:
Członek rady nadzorczej przekazuje pozostałym członkom rady oraz zarządowi spółki oświadczenie o spełnianiu przez niego kryteriów niezależności określonych w zasadzie II.Z.4. (odwołującej się do Załącznika II do Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych lub będących członkami rady nadzorczej spółek giełdowych i komisji rady (nadzorczej)).  
 
Zasady te stosowane są przez większość JZP. Częstokroć analogiczne postanowienia lub odwołania do Dobrych Praktyk znajdują się w regulaminach rad nadzorczych. Nawet jednak dla podmiotów nie stosujących tej zasady, procedura weryfikacji zalecana przez Dobre Praktyki  może okazać się przydatną wskazówką. 
 
Zgodnie z Zasadą II Z.6 rada nadzorcza ocenia, czy istnieją związki lub okoliczności, które mogą wpływać na spełnienie przez danego członka rady kryteriów niezależności. Ocena rady spełniania kryteriów niezależności przez członków rady nadzorczej powinna być zgodnie z Zasadą II.Z.10.2 zawarta w sprawozdaniu z działalności rady nadzorczej przedstawianemu zwyczajnemu walnemu zgromadzeniu. 
 
Rada ocenia związki lub okoliczności, które mogą wpływać na spełnienie przez danego członka rady kryteriów niezależności. Za w pełni racjonalne i uzasadnione wydaje się więc także oczekiwanie względem rady, że dokona weryfikacji czy dany członek rady będący jednocześnie członkiem komitetu audytu (a także aspirujący do członkostwa w komitecie audytu) spełnia kryteria niezależności wymagane przez art. 129 ust. 3 ustawy.

Podstawą w tym zakresie powinno być oświadczenie złożone przez danego członka, które w razie jakichkolwiek wątpliwości powinno zostać zweryfikowane przez dodatkowe wyjaśnienia i uzyskanie dokumentów źródłowych, a następnie ich analizę pod kątem ewentualnego wystąpienia którejkolwiek z w/w przesłanek. Zalecanym i właściwym jest przy tym, aby rada nadzorcza posiadała sformalizowaną/sprecyzowaną procedurę weryfikacji kryteriów niezależności, w tym także pod kątem członkostwa w komitecie audytu. Procedura taka powinna być przyjęta stosowną uchwałą rady nadzorczej. 
 
Wydaje się, że dokonanie weryfikacji powinno mieć potwierdzenie w stosownej uchwale rady. Członek rady, którego weryfikacja dotyczy powinien powstrzymać się od głosowania w tej sprawie – regulacje w tym względzie najwłaściwiej byłoby zamieścić w  regulaminie rady nadzorczej. Jeśli regulamin ich nie zawiera, postulowane jest, aby taki mechanizm głosowania przewidywała co najmniej uchwała określająca procedurę weryfikacji. 
 
Powzięcie przez radę wątpliwości w ramach procesu weryfikacji powinno w ocenie autora skutkować przedstawieniem ich zarządowi wraz z sugestią rozważenia zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia w celu dokonania zmian personalnych w radzie nadzorczej i co dość oczywiste powinny zostać opisane w sprawozdaniu rocznym rady. Rada przy bierności zarządu powinna zaś skorzystać z uprawnienia przewidzianego w art. 399 § 2 KSH i samodzielnie zwołać nadzwyczajne walne zgromadzenie. 
 
Czy weryfikacja niezależności członków komitetu audytu zgodnie z wymogami wymienionymi w art. 129 ust. 3 ustawy powinna być wyłączną domeną rady nadzorczej? 
 
Wydaje się, że działanie rady nadzorczej nie może wykluczać podjęcia określonych czynności przez zarząd, w szczególności gdy posiada on wiedzę, iż istnieją związki lub okoliczności, które mogą wpływać na niespełnienie przez danego członka komitetu audytu kryteriów niezależności. 
 
Członkowie zarządu otrzymują w spółkach stosujących Zasadę II Z.5 Dobrych Praktyk oświadczenie o spełnianiu przez danego członka rady kryteriów niezależności. Nie sposób przyjąć, iż jest ono składane zarządowi tylko „do wiadomości”. Jeśli oświadczenie danego członka rady będącego jednocześnie członkiem komitetu audytu budzi wątpliwości zarządu, właściwym jest wystąpienie przez zarząd do rady o przeprowadzenie weryfikacji a nawet zwołanie nadzwyczajnego walnego zgromadzenia w celu dokonania zmian personalnych w radzie nadzorczej (co automatycznie skutkuje zmianą składu komitetu audytu). 
 
Zebrani na walnym zgromadzeniu akcjonariusze powinni mieć wiedzę jakich kandydatów mogą zgłosić i wybrać do rady nadzorczej, aby spełniali ustawowe kryteria, w tym kryteria niezależności - odpowiedzialność w tym względzie za udzielenie pełnej i rzetelnej informacji spoczywa przede wszystkim na zarządzie. Zasadne i pożądane jest składanie przez kandydatów do rady nadzorczej stosownych oświadczeń o spełnianiu kryteriów niezależności przed poddaniem kandydatury pod głosowanie. 

Kary administracyjne nakładane przez KNF 
 
Być może część czytających niniejsze rozważania uzna je za abstrakcyjne, dlatego na koniec pozwolę sobie wskazać, że dopuszczenie przez spółkę i członków jej organów do sytuacji, że w komitecie audytu zasiadają osoby nie spełniające kryteriów niezależności może mieć swój wymiar wymierny i praktyczny.  
 
Spółki, członkowie jej zarządu lub innego organu zarządzającego lub rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego, lub komitetu audytu podlegają karze administracyjnej nakładanej przez KNF za naruszenie przepisów ustawy gdy nie przestrzegają przepisów dotyczących powołania, składu i funkcjonowania komitetu audytu. 
 
Karami administracyjnymi są:
 
1. kara pieniężna;
 
2. zakaz pełnienia funkcji członka zarządu lub innego organu zarządzającego lub członka rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego w JZP przez osoby odpowiedzialne za naruszenie przepisów przez okres od roku do 3 lat.
 
W przypadku JZP kara pieniężna może opiewać do wysokości 10% przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów, osiągniętych przez nią w poprzednim roku obrotowym. W przypadku osoby fizycznej może wynieść do 250 tyś. zł. 
W zakresie przestrzegania przepisów dotyczących powołania, składu i funkcjonowania komitetu audytu odpowiedzialność odnosi się do konkretnych osób: 
 
- członków rady nadzorczej (np. w przypadku utraty cech niezależności i braku ujawnienia tej okoliczności na potrzeby uzupełnienia składu komitetu audytu, utraty cechy posiadania odpowiednich kwalifikacji), 
- członków zarządu (np. w sytuacji zdekompletowania składu komitetu i rady nadzorczej oznaczającego konieczność zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia w celu uzupełnienia członków rady o osoby z odpowiednimi kwalifikacjami).
 
Wysłanie przez KNF stosunkowo szybko po upływie 4-miesięcznego okresu dostosowawczego ankiety monitorującej status komitetu audytu w poszczególnych JZP daje asumpt do stwierdzenia, iż KNF nie zawaha się przed nałożeniem kary. 
 
Należy pamiętać, że ustalając rodzaj i wymiar kary nakładanej na spółkę lub osoby, KNF powinna uwzględniać w szczególności: wagę naruszenia i czas jego trwania, stopień przyczynienia się do powstania naruszenia. Jeżeli JZP i członkowie jej organów będą w stanie wykazać, że podejmują określone działania i procedury zostały uruchomione, a opóźnienie wynika z przyczyn natury obiektywnej i jest niewielkie, poziom kary można istotnie ograniczyć, a nawet jej uniknąć. Dlatego istotne jest monitorowanie tych czynności i możliwość wykazania, że spółka i jej organy określone konkretne działania podejmują. 

Robert Mikulski, Radca Prawny, Rykowski & Gniewkowski Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Sp.k.


 
 

  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl twitter.com

Komentarze

  

Dodaj komentarz (10-500 znaków)

biznes