Inwestycje.pl

« Powrót

5 ulubionych wymówek klientów, którzy nie płacą faktur w terminie

 Kontrahenci prześcigają się w wymyślaniu wymówek, które mają usprawiedliwiać ich nieterminowość. Trudno w nie wszystkie uwierzyć – czasem wydaje się wręcz, że klient gra nam na nosie i mówi do siebie „Nie zapłacimy faktury i co nam Pan zrobi”, parafrazując cytat z kultowego i jakże polskiego filmu „Miś”. Co możemy zrobić, słysząc tego typu słowa i jakich jeszcze tłumaczeń możemy się spodziewać – dowiecie się z tego artykułu.

Wymówka nr 1: „bo wszyscy tak robią"

Polacy mają przykry zwyczaj traktowania pewnych kwestii (takich jak: przestrzeganie limitów prędkości, kupno biletów w środkach komunikacji miejskiej czy regulowanie należności na czas) w sposób lekki i beztroski. W naszym kraju istnieje – niestety – społeczne przyzwolenie na ignorowanie i przekładanie w nieskończoność terminów płatności. Klient czy kontrahent nie płaci, bo tak robią wszyscy – przykład idzie z góry. W Polsce właściciele firm bardzo często muszą słuchać, że ktoś przecież spóźnia się z fakturą „dopiero miesiąc". Co ciekawe, ponad miesiąc to dla specjalistów od spóźniania się z płatnością wcale nie tak długo – z badań przeprowadzonych w ubiegłym roku przez instytut Keralla Research wynika, że ponad połowa firm czeka na uregulowanie faktur dłużej niż 60 dni. No, ale skoro „wszyscy tak robią"…

Wymówka nr 2: „bo przedtem się też spóźniałem i nic się nie stało"

Wszyscy w pewien sposób wychowujemy siebie nawzajem: nie tylko rodzice dzieci, ale też klienci sprzedawców i odwrotnie, kierowcy i rowerzyści pieszych i tak dalej: wszyscy wpływamy na siebie i uczymy się wzajemnie pewnych norm postępowania i tego, co w naszym (w tym przypadku polskim) społeczeństwie jest akceptowalne, a co nie. W pewnym stopniu przedsiębiorcy, pozwalając klientom na nieustanne przekładanie terminów płatności, sami wychowali sobie nieterminowych klientów. Szczególnie właściciele niewielkich firm boją się postawić sprawę na ostrzu noża i utracić – nielicznych na razie – klientów, dlatego nie decydują się na rozpoczęcie procesu windykacji.

A jak to wygląda z punktu widzenia nieterminowego przedsiębiorcy?

"Każdemu, nawet najbardziej rzetelnemu kontrahentowi może zdarzyć się nie zapłacić na czas, z dowolnych przyczyn. Kiedy taka sytuacja będzie miała miejsce, kontrahent taki ze zdumieniem przekona się, że nie zapłacił i… nic, zupełnie nic się nie stało. Nie spotkały go żadne nieprzyjemności, ewentualnie kilka mało uprzykrzających życie telefonów z prośbą o uiszczenie zaległej płatności. Trudno się więc dziwić, że nawet porządni i terminowi klienci, gdy zdadzą sobie sprawę z braku grożących im konsekwencji w takiej sytuacji, nie będą starali się uregulować faktur terminowo, tylko raczej pozwolą sobie na odłożenie terminu zapłaty. Zero konsekwencji, zarówno finansowych, jak i prawnych stanowi naprawdę słabą motywację" - twierdzi Maciej Skrzos, ekspert marki Payhelp, która pomaga przedsiębiorcom w odzyskiwaniu pieniędzy z niezapłaconych faktur.

Wymówka nr 3: „bo faktura nie dotarła...”

Zdawać by się mogło, że tylko niesfornych uczniów albo kreatywnych i mało chętnych do nauki studentów stać na tłumaczenia w stylu „pracę domową zjadł mi pies”. Jednak jest to wrażenie mylne – dorośli i niby całkiem poważni ludzie potrafią wymyślać równie niestworzone historie i powody, dla których nie mogli zapłacić danej faktury na czas.

Tymczasem sytuacja, w której fakturę zjadł przysłowiowy pies – czy też, jak tłumaczy nam się klient – dokument nie dotarł lub zawiera błędy, należy do rzadkości. Zaledwie kilka procent przypadków zalegania z płatnością da się usprawiedliwić w ten sposób. Raz na jakiś czas faktura faktycznie może przypadkowo wylądować w folderze SPAM, listonosz może mieć wypadek, a system pocztowy nagłą awarię – ale nie oszukujmy się, choć przypadki takie rzeczywiście się zdarzają, są one jednak sporadyczne. Warto jednak wyrobić sobie dla pewności zwyczaj proszenia o informację zwrotną, gdy tylko klient otrzyma fakturę lub wysyłania jej listem poleconym.

Wymówka nr 4: „bo nie mamy za co!”

„Houston, mamy problem" to zdanie, które może brzmi komicznie, ale z pewnością słyszane zbyt często nie nastraja do śmiechu. Problemy finansowe naszych kontrahentów stają się bowiem, niestety, naszymi problemami. Rzeczywisty brak pieniędzy u klienta oznacza niewielkie szanse na odzyskanie ich przez naszą firmę, jednak warto sprawdzić, czy nasz dłużnik przypadkiem nie mając pieniędzy dla nas, ma je jednocześnie dla innych kontrahentów lub wydaje je na coś, co absolutnie nie jest związane z jego działalnością gospodarczą. Brak środków może mieć różne przyczyny – aż 50,4 procent przedsiębiorców twierdzi, że nie płaci, bo „inni im nie płacą”. Firma zobowiązuje się do uiszczenia płatności, gdy sama otrzyma pieniądze... a my wracamy do błędnego koła: czyli czekania na kontrahenta, który nic nie może przecież zrobić, bo sam też czeka. Jak się przed tym ustrzec? Konsekwentną windykacją, telefonami, licznymi kontaktami z takim klientem. Mamy wówczas większą szansę, że wstrzelimy się w moment, w którym akurat ma pieniądze i je nam odda, zanim dokona przelewu na inne konto.

Wymówka nr 5: „bo zapomniałem / pani z księgowości ma urlop”

Jesteśmy tylko ludźmi i na głowie każdego z nas znajduje się naprawdę mnóstwo spraw, o których trzeba pamiętać. Jednak jeśli Twój dorosły i odpowiedzialny dłużnik po raz kolejny tłumaczy się w ten mało poważny sposób, powinien to być dla Ciebie czytelny sygnał, że warto zwiększyć intensywność działań w ramach tak zwanej windykacji miękkiej. Zanim jednak do tego dojdzie, można spróbować dowiedzieć się, czy i kto zajmuje się płatnościami w danej firmie pod nieobecność osoby, do której obowiązków zwykle należy opłacanie faktur.

Warto jednak pamiętać, zarówno w przypadku tej, jak i każdej innej wymówki: to Twoje pieniądze, a braki kadrowe w firmie kontrahenta nie są Twoim problemem. Podobnie jak nie są nim jego kłopoty z pamięcią.

Co robić, gdy słyszymy takie wymówki po raz n-ty?

Przede wszystkim: myśl przed i miej wszystko na piśmie. Weryfikuj swoich potencjalnych klientów przed podjęciem współpracy lub przed podpisaniem umowy; pamiętaj, że umowa chroni Cię w sytuacji, gdy klient nie płaci na czas. Bądź świadomy, że utrata płynności finansowej może mieć dalsze konsekwencje dla Twojej firmy, takie jak brak środków na nowe inwestycje czy popadnięcie w długi.

Kluczowe jest także dbanie o relacje – pozytywny kontakt z klientem w trakcie i po zakończeniu zlecenia to istotny czynnik, który może przełożyć się na terminowe regulowanie płatności. Kiedy jednak wszystkie metody kulturalnej współpracy zawiodą, warto zdać się na specjalistów. Dzięki platformom takim jak Payhelp przedsiębiorca może w bezstresowy sposób odzyskać pieniądze za zaległe faktury, nieopłacone przez klientów. Profesjonaliści na pewno poradzą sobie z każdą z wymienionych wyżej wymówek i konsekwentnie, ale z poszanowaniem relacji biznesowej, podejmą się odzyskania zaległej kwoty.