Dla małej firmy zatrudniającej kilkanaście osób miesięczny rachunek za usługi biura rachunkowego potrafi przekroczyć 3 tys. zł netto. W skali roku to wydatek rzędu samochodu używanego ze średniej półki, a jednocześnie wydatek, którego przedsiębiorca zwykle nie kwestionuje, bo „księgowość trzeba mieć”. Pytanie, które po wejściu Krajowego Systemu e-Faktur zadaje sobie coraz więcej przedsiębiorców, brzmi: czy w 2026 roku, kiedy część pracy mechanicznie wykonują już systemy, nadal jest racjonalne, by płacić za nią zewnętrznym biurom rachunkowym?
Dlaczego to dobry moment na zmiany?
Przez ostatnie dwa lata na rynku usług księgowych wydarzyły się dwie znaczące zmiany dla dotychczasowego sposobu funkcjonowania firmy. Pierwsza to inflacyjny wzrost cen pracy specjalistów, w 2026 r. branża zapowiadała podwyżki rzędu 5–10 proc. w skali roku, niezależnie od KSeF. Drugie to sam Krajowy System e-Faktur, którego obowiązkowa faza ruszyła 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, a 1 kwietnia objęła zdecydowaną większość pozostałych firm, w tym wszystkie JDG i spółki ze sprzedażą powyżej 10 tys. zł brutto miesięcznie.
– KSEF od początku przysparza przedsiębiorcom wielu problemów – mówiła w lutym Katarzyna Pędracka-Znamiec, ekspertka podatkowa z Podkarpackiego Samorządu Gospodarczego, zwracając uwagę, że podwójny obieg dokumentów przysporzył biurom rachunkowym dodatkowej pracy, co przełożyło się na wzrost cen ich usług nawet o 30 procent. W praktyce oznacza to, że stawka, na którą właściciel firmy umawiał się z biurem rok czy dwa lata temu, dziś najprawdopodobniej już nie obowiązuje, albo w najlepszym przypadku właśnie ma się zmienić.
To wystarczający powód, żeby zacząć szukać alternatyw.
Pełny outsourcing do biura rachunkowego
Firma usługowo-handlowa, kilkunastoosobowa, z umowami o pracę i jedną-dwiema umowami cywilnoprawnymi miesięcznie. Pełna księgowość, około 100–150 dokumentów kosztowych i sprzedażowych w miesiącu. Obsługa kadrowo-płacowa dla 15 pracowników. Standardowy rachunek tej firmy w warszawskim biurze rachunkowym w 2026 r. składa się mniej więcej tak:
- Pełna księgowość, 100–150 dokumentów: 1 100–1 500 zł netto
- Obsługa kadrowo-płacowa, 11–20 pracowników: 500–700 zł netto
- Obsługa KSeF (pobieranie faktur kosztowych, weryfikacja, integracja): 150–400 zł netto
- PFRON, PPK, deklaracje dodatkowe, korespondencja z ZUS i US: 150–400 zł netto
Łącznie: 1 900–3 000 zł netto miesięcznie, czyli 22,8–36 tys. zł netto rocznie. W ujęciu rocznym to wartość zbliżona do połowy etatu specjalistycznego pracownika. W mniejszych miastach Polski analogiczny pakiet zamyka się w 1 400–2 200 zł netto miesięcznie, stawki są niższe, ale dynamika ich porównywalna do reszty rynku.
Dostawca zintegrowanego systemu do pełnej i samodzielnej księgowości Systim zwraca uwagę także na mniej widoczny koszt obsługi KSeF, który w praktyce może zostać przeniesiony z biura rachunkowego na jego klientów. Na rynku pojawiają się modele rozliczeń, w których biura płacą dodatkowo za każdą fakturę pobraną z KSeF. Choć jednostkowo są to kwoty rzędu kilkudziesięciu groszy, przy większej liczbie klientów i dokumentów mogą oznaczać dla biura dodatkowe koszty sięgające nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie.
Cyfrowa księgowość w firmie plus nadzór zewnętrzny
Alternatywą, o której rozmawia dziś coraz więcej właścicieli MŚP, jest model hybrydowy: firma sama prowadzi codzienną obsługę dokumentów w systemie chmurowym, a biuro rachunkowe lub samodzielna księgowa pełni rolę nadzoru – sprawdza, koryguje, podpisuje deklaracje, doradza w sprawach niestandardowych.
Rachunek wygląda tak:
- Abonament systemu z modułami fakturowania, pełnej księgowości, kadr i płac, magazynu, raportów (dostęp dla kilku użytkowników): 150–350 zł netto miesięcznie
- Zewnętrzny doradca lub księgowa kontraktowa w roli nadzoru (5–15 godzin w miesiącu, w tym deklaracje, sprawozdania, konsultacje): 800–1 600 zł netto
- Czas własnego pracownika na obsługę systemu (10–20 godz./mies., koszt wewnętrzny przy stawce 60–80 zł/godz.): 600–1 600 zł netto
Łącznie: 1 550–3 150 zł netto miesięcznie. Rozpiętość celowo duża, bo decydujący jest tu trzeci punkt – ile czasu własnego pracownika realnie pochłania prowadzenie spraw. To pozycja, która we współpracy z biurem rachunkowym praktycznie nie istnieje, bo to biuro rachunkowe wykonuje całą rutynę.
Na pierwszy rzut oka kwoty nie odbiegają drastycznie od siebie. Różnica zaczyna być widoczna, gdy patrzy się na strukturę kosztów, nie ich sumę.
Co jeszcze decyduje o opłacalności tych rozwiązań?
Poza jednostkową ceną, w różnych modelach prowadzenia księgowości w firmie, należy porównać także ich funkcjonalność i zdolność do skalowania się równolegle rozwojem firmy.
– W modelu, w którym firma zatrudnia kilkanaście osób i sama prowadzi księgi w systemie, koszt jednostkowy obsłużenia dodatkowej faktury, dodatkowej umowy czy nowego pracownika rośnie minimalnie. W modelu pełnego outsourcingu każda dodatkowa pozycja jest osobno wyceniana w cenniku biura – mówi Beata Tęgowska, specjalistka ds. księgowości w Systim. – To znaczy, że firma, która szybko rośnie, w klasycznym outsourcingu płaci więcej, a przy księgowości prowadzonej wewnątrz firmy płaci mniej i rozkłada przy tym koszty bardziej liniowo. Drugi aspekt to dostęp do danych w czasie rzeczywistym, przy prowadzeniu księgowości wewnątrz firmy, właściciel firmy widzi aktualny stan finansowy w panelu codziennie, a nie raz w miesiącu, kiedy biuro przygotuje raport.
Drugi czynnik to KSeF. Tu argument działa odwrotnie – ale tylko pozornie. Klient, który zdecyduje się na samodzielną księgowość, musi mieć narzędzie, które obsłuży KSeF od strony technicznej: nadawanie uprawnień, certyfikaty, wysyłanie faktur, pobieranie UPO. To dziś standard – każdy poważny program do faktur ma tę integrację wbudowaną. Klient, który zostaje przy biurze rachunkowym, oszczędza sobie tej części, ale płaci w cenniku za obsługę KSeF realizowaną przez biuro. Bilans pozostaje neutralny ta sama kwota jedynie przenosi się z jednego rachunku do drugiego.
Często pomijane wady i zalety
Przy wyborze modelu prowadzenia księgowości należy wziąć pod uwagę także kilka często pomijanych czynników.
Pierwszy to koszt nauki. Pracownik wprowadzony do systemu chmurowego potrzebuje od kilku tygodni do kwartału, żeby obsługiwać go płynnie. To dodatkowy koszt, ale jednorazowy i stanowi dla firmy ważną inwestycję, która będzie równie przydatna na każdym etapie dalszego rozwoju firmy.
Drugi to skalowalność. W dynamicznie rozwijającej się firmie, zapotrzebowanie na kolejne usługi administracyjnie będzie się stale zwiększać. Podczas kiedy ilość tych usług oferowana przez biuro rachunkowe może być ograniczona, korzystając z programu do pełnej księgowości, możemy rozszerzać ilość modułów i docelowo korzystać z niego także jako systemu kadrowo-płacowego.
Wniosek
Przy firmie zatrudniającej do 20 osób, w warunkach 2026 r., model hybrydowy, prowadzenia księgowości wewnątrz firmy pod nadzorem zewnętrznym eksperta, potrafi przynieść rocznie od 8 do 18 tys. zł oszczędności w stosunku do pełnego outsourcingu, ale wiąże się z początkową inwestycją w pracownika.
W świetle niedawnych zmian, wejścia KSeF, wygląda na to, że cyfryzacja w firmach będzie coraz częściej wymagana do ich funkcjonowania. To zmiana, która przynosi korzyści, ale nie jest wolna od trudności, jakie może przysporzyć jej wdrożenie. Podejmując wybór teraz, jako właściciel firmy zyskujesz spokój i poczucie bezpieczeństwa wobec swoich finansów na długie lata.
Artykuł sponsorowany
