Dynamiczny rozwój technologiczny, dostrzegalny w praktycznie każdej gałęzi gospodarki powoduje nagromadzenie procesów w firmie. Procesy te są niezbędne do utrzymywania ciągłości prowadzenia procesów, jednak często stanowią bardzo powtarzalne i nużące dla pracowników zajęcie. Osoba, która każdego dnia wykonuje te same, mało wymagające czynności może czuć zmęczenie pracą, co może mieć z kolei wpływ na jej wydajność i efektywność całego procesu. Czy istnieje rozwiązanie takiego problemu? Z pomocą przychodzi nam RPA, czyli robotyzacja procesów biznesowych. Czym jest RPA? W jakich obszarach działalności możemy ją wdrożyć? Jakie są szanse i zagrożenia wykorzystania RPA w swojej firmie?
Czym jest Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation stanowi zestaw wydajnych algorytmów, które opakowane są w kompleksowe oprogramowanie wyręczające pracowników z obowiązku wykonywania monotonnych czynności. W wielu firmach istnieją takie procesy, których elementy muszą zostać wykonane, jednak nie wymagają od pracownika żadnego zaangażowania intelektualnego. Wykonywanie takiej czynności przez jednego pracownika wpływa na jego wydajność, ale również wydajność całego procesu.
Dlatego też RPA może wykonywać te czynności za pracownika – logowanie się do systemów, pobieranie stosownych danych, kopiowanie wartości i wklejanie je do raportu czy tworzenie i wysyłanie cyklicznych wiadomości e-mail.
Jak działa Robotyzacja procesów biznesowych?
W zależności od specyfiki konkretnego procesu, który chcemy zautomatyzować w przedsiębiorstwie, system RPA może zostać uruchomiony ręcznie przez pracownika lub może działać w trybie ciągłym 24 godziny na dobę. Oprogramowanie Robotic Process Automation posiada podstawowe funkcje takie jak automatyzowanie procesów wyznaczonych do tego, cząstkowe wykorzystanie technologii AI oraz robotyzacja przeprowadzania transferu danych.
By RPA mogło być efektywnie wykorzystane, proces musi być zero-jedynkowy – podczas procesowania go nie może znaleźć się żaden element wymagający osądu pracownika. Na przykładzie takich programów jak systemy ERP Epicor – mindbox.pl, bot RPA jest odpowiednio zaprogramowany na wykonanie konkretnego algorytmu, który wykonuje krok po kroku czynności, doprowadzając etap procesu do końca.
W jaki sposób należy dobierać procesy, które zostaną zautomatyzowane w naszym przedsiębiorstwie?
Przed wprowadzeniem robotyzacji procesów biznesowych kadra zarządzająca powinna zidentyfikować obszary, które kwalifikują się do wdrożenia systemu RPA. Muszą to być procesy biznesowe, które są całkowicie oparte o wykorzystanie oprogramowania oraz aplikacji (na przykład systemy CRM, ERP). Systemy RPA są najczęściej wykorzystywane w departamentach sprzedaży, kadrach, księgowości czy pracach biurowych. Są to czynności, które nie wymagają ingerencji pracownika, a robotyzacja pozwoli na sprawne wykonywanie żmudnych działań, które w przeszłości były wykonywane przez pracowników. Warto jednak pamiętać o tym, by automatyzacja procesu była uzasadniona.
Czy automat zrobi daną czynność taniej niż pracownik? Czy istotna będzie nieomylność robota, podczas wykonywania danego procesu? Czy wymaga on osądu? Te pytania należy sobie zadać każdorazowo przed wprowadzeniem udoskonalenia technologicznego. Jak migrować, integrować system ERP i maksymalizować zyski z wykorzystaniem RPA? Nie ma potrzeby wymyślania od nowa technologii. Obecnie mamy możliwość zakupu gotowego oprogramowania, które zostanie dostosowane do procesów, które pragniemy zautomatyzować i zintegrować.
Jakie są zalety wykorzystania RPA w naszym biznesie?
Wykorzystanie technologii RPA w swoim biznesie generuje konkretne korzyści, które często możemy przeliczyć na faktyczny zysk. Po pierwsze oszczędność czasu – wiele czynności jest przez dobrze zaprogramowanego robota wykonana znacznie szybciej niż w przypadku powierzenia tego zadania pracownikowi. Co więcej, pracownik wcześniej zajmujący się danym elementem procesu może zostać oddelegowany do innych, bardziej kreatywnych i wymagających intelektualnego wysiłku zadań. To wpłynie również na jego motywację i zaangażowanie w pracy.
Jest to szczególnie ważne, gdy pewne procesy w naszym przedsiębiorstwie wymagają ingerencji kilku pracowników. Robot może pracować niestrudzenie przez 24 godziny na dobę. Dużym plusem wdrożenia RPA jest nieomylność robota. Jakość wykonanej pracy jest znacznie większa, co bezpośrednio przekłada się na budowanie zaufania wśród klientów.
Czy Robotic Process Automation wiąże się z jakimiś zagrożeniami?
Robotic Process Automation, choć jest innowacyjnym podejściem do prowadzenia konkretnych obszarów działalności, to jednak nie naprawi źle funkcjonujących procesów. RPA potrzebuje konkretnego algorytmu, który pozwoli mu wykonać pracę zgodną z naszymi oczekiwaniami. Jeśli sam proces jest nieprawidłowo zaprojektowany, wdrożenie tam RPA jedynie pogłębi nieprawidłowości, które zostały błędnie zaimplementowane. Oznacza to, że przed wprowadzeniem RPA przedsiębiorstwo musi na nowo zdefiniować cały proces, co może okazać się zbyt kosztowne. Wprowadzenie automatyzacji w firmie może również negatywnie wpłynąć na morale całej kadry. Dlatego należy wprowadzić szeroko zakrojoną kampanię informacyjną, wyjaśniającą powody wprowadzenia robotów jako wsparcia procesu.
Materiał Partnera
