Firmy przygotowują strategie, które stopniowo pozwolą wrócić pracownikom do biur. Ponieważ muszą zadbać o minimalizację ryzyka i zapewnić swoim zespołom maksymalne poczucie bezpieczeństwa, podczas pierwszej fali powrotów biura powinny zapełnić się w 10-15%, szacuje firma JLL. Według niej, obecnie w biurowcach przebywa ok. 5% pracowników, jednak rozluźnianie obostrzeń związanych z funkcjonowaniem żłobków, przedszkoli, czy przemieszczaniem się, skłania wiele firm do planowania procesu powrotu do biura.
„Motywacja pracodawców do powrotu jest tym większa, że jak wynika z naszego badania analizującego opinie pracowników na temat home office, wielu z nas tęskni już za ergonomicznymi biurowymi krzesłami i różnorodnymi przestrzeniami do pracy. Bez wątpienia jednak obecna sytuacja doprowadzi do redefinicji środowiska pracy i na długi czas, a może na stałe, zmieni nawyki oraz zachowania pracowników. Dlatego przygotowując scenariusz powrotu, firmy nie powinny skupiać się na tym, jak najszybciej zakończyć home office, ale w jaki sposób zapewnić swoim ludziom poczucie bezpieczeństwa i zminimalizować ryzyko zarażenia w przestrzeni biurowej” – powiedział lider zespołu doradztwa ds. środowiska pracy w JLL Jakub Zieliński, cytowany w komunikacie.
Przeanalizowanie tzw. „employee journey” to kluczowy krok pozwalający na przygotowanie nowej etykiety zachowań i zaplanowanie stref pracy.
„Przeanalizowanie, ilu pracowników dojeżdża do biura komunikacją miejską, a ilu własnym samochodem, jaką drogę pokonują od momentu wejścia biura, ile średnio telekonferencji i spotkań mają, czy przygotowują własne posiłki, czy raczej jadają na mieście – aktualna sytuacja wymusi na pracodawcach, aby jeszcze lepiej poznali swój zespół. Celem jest szczegółowe zmapowanie wszystkich potencjalnych zagrożeń i sytuacji, w których pracownik jest narażony na większe ryzyko zarażenia” – wskazał Zieliński.
Wiedząc jak zespół porusza się po biurze i znając dotychczasowe plany aranżacji przestrzeni, firmy mogą przejść do etapu reorganizacji, zaznaczono.
„W praktyce będzie to polegać na wyborze stanowisk pracy, przy których pracownicy mogą siadać, określeniu, z których salek konferencyjnych będziemy korzystać, ile osób może w nich przebywać, i zadecydowaniu, w jaki sposób powinien odbywać się ruch w przestrzeniach wspólnych. Biuro będzie musiało zawierać system oznaczeń podobnych do tych, które znamy z miejsc użyteczności publicznej. Warto jednak, aby nie budziły one negatywnych skojarzeń i nie powodowały dyskomfortu. Niewykluczone też, że firmy będą musiały wprowadzić ruch jednostronny na powierzchni biurowej oraz plany rotacji pracowników” – podkreślił Zieliński.
Ten ostatni element będzie ważny, jeśli okaże się, że pracodawcy nie posiadają wystarczającej liczby biurek, aby pozwolić na zachowanie co najmniej 2-metrowej odległości między pracownikami, oraz w momencie, kiedy do biur wróci ok. 35% osób. Z pomocą przyjdą wtedy dedykowane aplikacje umożliwiające rezerwację miejsc czy też po prostu arkusze z grafikiem zawieszonym w chmurze, dodał.
Oznaczenia, wprowadzenie limitu osób w biurze i wdrożenie nowej etykiety zachowań musi odbywać się równolegle z weryfikacją systemów i instalacji kluczowych z punktu widzenia budynków biurowych, wskazał także ekspert JLL.
„Aspekty techniczne związane z funkcjonowaniem biurowców są teraz w centrum uwagi wszystkich właścicieli i najemców. Przygotowanie obiektu na powrót pracowników może odbywać się dwuetapowo. Zmiany, które możemy wprowadzić w krótkim terminie to m.in. zwiększenie ilości powietrza nawiewanego i wywiewanego w granicach maksymalnych możliwości instalacji, wydłużenie czasu wentylacji w przestrzeni biurowej, tam gdzie nie wpłynie to na efektywność wentylacji, ograniczenie użycia klimakonwektorów i klimatyzatorów, i oczywiście – zaostrzenie rygoru czyszczenia przestrzeni wspólnych. Pamiętajmy, że koronawirus, w zależności od powierzchni, może być aktywny nawet do trzech dni” – powiedział dyrektor działu zarządzania projektami w Europie Środkowo – Wschodniej Paweł Warda.
Długoterminowo natomiast właściciele biurowi oraz pracodawcy mogą zwiększyć swoje nakłady na rozwiązania cyfrowe czy zakup urządzeń poprawiających jakość powietrza czy poziom czystości w biurowcu.
„Mowa tu o takich rozwiązaniach, jak sterowane bezdotykowo windy, automatycznie otwierane drzwi na powierzchniach najemców, czy systemy sterowania światłem poprzez czujniki ruchu i natężenia światła, których do tej pory nie zawsze utożsamialiśmy z przestrzeniami biurowymi. W dłuższej perspektywie firmy mogą inwestować także w modyfikacje instalacji wentylacji, które pomogą oczyszczać powietrze” – dodał Warda.
Ponadto zaplanowanie procesu zakomunikowania wszystkich zmian zespołowi to klucz do sukcesu, jeśli chodzi o wdrożenie strategii powrotu, zwraca uwagę JLL.
Źródło: ISBnews
