Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wywołało wiele wątpliwości wśród podatników. Jednym z częściej pojawiających się pytań jest to, czy osoby wynajmujące nieruchomości w ramach tzw. najmu prywatnego również będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF. Problem jest szczególnie istotny w sytuacji, gdy wynajmujący nie prowadzi działalności gospodarczej i korzysta ze zwolnienia z VAT.
Najem prywatny a działalność gospodarcza na gruncie VAT
Punktem wyjścia jest ustalenie, czy najem prywatny podlega przepisom ustawy o VAT. Z perspektywy podatku od towarów i usług najem nieruchomości stanowi odpłatne świadczenie usług. Oznacza to, że co do zasady jest traktowany jako działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów VAT, nawet jeżeli na gruncie podatku dochodowego podatnik rozlicza go jako najem prywatny.
W praktyce oznacza to, że osoba fizyczna wynajmująca lokal występuje jako podatnik VAT, choć często korzysta ze zwolnienia podmiotowego (do limitu 240 000 zł rocznie) lub zwolnienie przedmiotowego dla najmu na cele mieszkalne.
Czy przy najmie prywatnym trzeba wystawiać faktury?
Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT nie musi co do zasady wystawiać faktury z własnej inicjatywy. Jednak zgodnie z przepisami ustawy o VAT ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie nabywcy usługi, jeżeli nabywcą jest inny podatnik.
W praktyce oznacza to, że:
- jeżeli najemca jest przedsiębiorcą i zażąda faktury – wynajmujący musi ją wystawić,
- dokumentowanie czynszu wyłącznie rachunkami lub notami obciążeniowymi będzie niewłaściwe, ponieważ czynność ta podlega przepisom VAT (nawet jeśli korzysta ze zwolnienia).
Stanowisko to zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 4 lutego 2026 r. znak 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG, w której organ uznał, że wynajmujący powinien dokumentować transakcje związane z najmem lokalu użytkowego dokonywane na rzecz innych podatników fakturą.
Czy taka faktura musi być wystawiona w KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. system KSeF stał się co do zasady obowiązkowy dla podatników wystawiających faktury. Obowiązek ten dotyczy również podatników korzystających ze zwolnienia z VAT. Nie oznacza to jednak, że każdy wynajmujący musi od razu korzystać z systemu.Przepisy przejściowe przewidują bowiem kilka istotnych wyjątków.
Okres przejściowy w 2026 r.
- 1 lutego – 31 marca 2026 r.
podatnicy mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF. - 1 kwietnia – 31 grudnia 2026 r.
faktury można nadal wystawiać poza KSeF, jeśli miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.
Jeżeli jednak w danym miesiącu wartość faktur przekroczy ten próg, powstaje obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
Obowiązek posiadania NIP
W praktyce pojawia się jeszcze jeden istotny problem. Faktury ustrukturyzowane w KSeF muszą zawierać numer NIP wystawcy. Oznacza to, że osoba wynajmująca lokal, która dotychczas nie posiadała NIP (bo rozliczała się wyłącznie jako osoba fizyczna), może być zmuszona do jego uzyskania, jeżeli będzie zobowiązana do wystawienia faktury w KSeF.
Najem prywatny – najważniejsze wnioski
Z perspektywy obowiązków dokumentacyjnych można wskazać kilka kluczowych zasad:
- Najem nieruchomości jest usługą w rozumieniu przepisów VAT.
- Wynajmujący korzystający ze zwolnienia z VAT musi wystawić fakturę na żądanie najemcy będącego przedsiębiorcą.
- W 2026 r. możliwe jest jeszcze wystawianie faktur poza KSeF w ramach okresów przejściowych.
- Po przekroczeniu limitu 10 000 zł miesięcznej sprzedaży udokumentowanej fakturami powstanie obowiązek korzystania z KSeF.
- Wystawianie faktur w KSeF wymaga posiadania numeru NIP.
W praktyce oznacza to, że także wynajmujący w ramach najmu prywatnego mogą zostać objęci obowiązkiem korzystania z KSeF, zwłaszcza gdy wynajmują lokale przedsiębiorcom i wystawiają faktury na ich żądanie.
Źródło: Graś i Wspólnicy / Rafał Knap
