Prowadzenie firmy w czasie lockdownu i pandemii wymaga wyjątkowej zaradnośći. Bezpośredni kontakt z urzędami oraz innymi przedsiębiorcami jest często znacznie utrudniony. Rozwiązaniem, które przychodzi z pomocą, jest kwalifikowany i mobilny podpis elektroniczny. Ma taką samą moc prawną, jak własnoręczna sygnatura. To jego najważniejsza, ale niejedyna cecha.
Załatwianie spraw w dobie home office
Jeszcze niedawno problemy ze spotkaniem z kontrahentem lub partnerem biznesowym wynikały najczęściej z braku czasu. W czasie pandemii kontakt lub przekazywanie dokumentów mogą być dodatkowo utrudnione przez kwarantannę, czyli mniejszą dostępność placówek urzędowych, obostrzenia w ruchu komunikacji publicznej, komunikacji powietrznej samolotów, czy funkcjonowaniu hoteli.
Istnieje jednak prosty sposób, dzięki któremu unikniemy kolejek i konieczności bezpośredniego spotkania – podpis elektroniczny.
Można go kupić w jednym z pięciu centr certyfikacji wpisanych na listę kwalifikowanych dostawców usług zaufania NCCERT. Ma dużo szersze zastosowanie niż Profil Zaufany, który służy jedynie do potwierdzania tożsamości podczas załatwiania spraw urzędowych. Dzięki podpisowi elektronicznemu nie musisz mieć drukarki i długopisu, aby Twoje dokumenty uzyskały moc sprawczą. Zawieranie ważnych umów staje się procesem zdigitalizowanym. Jesteś w stanie podpisać umowę dzięki jednemu kliknięciu w aplikacji moblilnej.
Podpis elektroniczny w telefonie
Praktycznie wszyscy mamy jakieś urządzenie mobilne – smartfon lub tablet. Wciąż jednak stosunkowo niewiele osób używa ich do prawomocnego podpisywania umów.
Na polskim rynku są już jednak rozwiązania, które pozwalają korzystać z wygodnych aplikacji, dzięki którym do podpisu nie jest potrzebne nic poza smartfonem lub tabletem i dedykowaną aplikacją.
Jednym z nich jest SimplySign by Asseco – mobilny i kwalifikowany podpis elektroniczny.
Klasyczny podpis elektroniczny wymagał fizycznej karty i czytnika. Do obsługi SimplySign wystarczy urządzenie mobilne.
Dzięki temu z każdego miejsca podpiszesz ważną umowę lub złożysz dokument we właściwym urzędzie. Możesz być w swoim home office lub w każdym innym miejscu na świecie – wystarczy, że będziesz mieć dostęp do Internetu.
Uniwersalny i kompatybilny z różnymi systemami
Ponieważ lLubimy mobilność, która ułatwia życie, skupimy się więc na tym, jak działa SimplySign by Asseco.
Po pierwsze, jest akceptowany w całej Polsce i Unii Europejskiej.
Po drugie, działa w zgodzie ze wszystkimi kluczowymi usługami na rynku: m.in. systemami e-Deklaracje, ZUS PUE, e-KRS, CEIDG, ePUAP czy Programem Płatnik.
Podpiszesz nim umowy, oferty handlowe, dokumenty HR, korespondencję z administracją publiczną, dokumentacje medyczne oraz zgody na przetargi.
Mimo że rozwiązanie jest dedykowane dla biznesu, sprawdzi się również w sprawach prywatnych.
Jak stosować kwalifikowany podpis elektroniczny?
Przejdźmy do formalności. Cała treść umowy musi być objęta podpisami elektronicznymi. Nie wystarczy opatrzenie nimi jedynie stron podpisowych jako oddzielnego dokumentu. Krótko mówiąc, cały plik z umową powinien być podpisany elektronicznie.
Jeśli trafi do Ciebie umowa podpisana już przez drugą stronę, zanim ją podpiszesz, zweryfikuj ważność podpisu kontrahenta. Najczęściej zrobisz to dzięki oprogramowaniu dołączonemu do podpisu elektronicznego.
Co jeśli tylko jedna ze stron ma podpis elektroniczny, a druga chce się podpisać w sposób tradycyjny? To możliwe. Stosując tak zwaną formę mieszaną trzeba pamiętać o tym, aby strony umowy wymieniły się odpowiednimi nośnikami. Egzemplarze podpisane elektronicznie trzeba przekazać drugiej stronie na fizycznym nośniku (może to być płyta CD lub pendrive), a egzemplarze opatrzone ręcznymi podpisami dostarczyć osobiście albo wysłać pocztą lub kurierem.
Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny?
Wyjaśnijmy – opisujemy kwalifikowany podpis elektroniczny. Co znaczy „kwalifikowany”?
To, że taka sygnatura ma w świetle prawa identyczną wartość, jak własnoręczny podpis. Jest połączona ze specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który zapewnia możliwość weryfikacji użytkownika.
Dzięki temu podpisu elektronicznego może używać jedynie osoba, do której jest on przypisany.
Warto też wspomnieć o pewnym „automatycznym” zabezpieczeniu. Wystarczy, że plik PDF z umową zostanie podpisany przez jedną osobę podpisem elektronicznym, a będzie zablokowany – nie będzie można już dokonać w nim żadnych modyfikacji. Wszelkie próby zmian będą odnotowane. Dzięki temu strony zawierające umowę zyskują pewność, że podpisują tak samo brzmiące dokumenty.
Podpis kwalifikowany można złożyć na każdym dokumencie elektronicznym i pliku – np. w popularnych formatach .docx czy .pdf.
Podpis elektroniczny dostępny od ręki
To ważne, że własny podpis elektroniczny załatwisz bez wychodzenia z domu, wykorzystując zdalną weryfikację. Weryfikacji można dokonać również w Punkcie Firmowym Certum, w Punkcie Partnerskim lub samodzielnie, poprzez wygenerowanie dokumentów i potwierdzenie tożsamości w kancelarii notarialnej, a następnie wysłanie całości pocztą do Certum.
Opisywane przez nas rozwiązanie SimplySign by Asseco zamówisz jako subskrypcję, a w razie konieczności przedłużysz u jednego z największych dostawców usług internetowych w Polsce – home.pl. Możesz to zrobić na stronie podpisu kwalifikowanego w home.pl.
Co ważne, zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla celów firmowych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Materiał Partnera
